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O que é uma declaração de trabalho (SOW)? Como escrever um SOW… Incluindo seções

Um relacionamento sólido entre um provedor de serviços, consultor de implementação ou agência é fundamental para o sucesso de qualquer implementação, integração ou execução de suas estratégias de marketing. Embora o fornecedor tenha experiência nos produtos ou serviços que está fornecendo, o conhecimento institucional do cliente é igualmente importante.

Embora muitas empresas trabalhem de uma conversa para uma proposta, para um aperto de mão, há um risco enorme para ambas as partes envolvidas. É da natureza humana que ambos os lados de uma transação sejam otimistas sobre o ritmo, o processo, as entregas e o cronograma associados a qualquer compromisso. No entanto, ambas as partes chegam ao relacionamento com suposições... muitas que não são divulgadas no processo de negociação nem documentadas na proposta.

Por que desenvolver uma declaração de trabalho (SOW)?

Em um post recente, escrevi sobre as etapas você deve levar ao lançar sua agência. Foram incluídos dois documentos contratuais críticos que eu recomendo:

  1. Contrato de Serviço Principal (Contrato Integral para Venda de Ativos) – O contrato geral que cobre o relacionamento entre nossa organização e a organização do cliente. Este documento pode abranger todo o relacionamento, incluindo as entregas do projeto, mas nós o usamos para reger o relacionamento e uma SOW para as entregas.

O que é um contrato principal de serviços?

  1. Declaração de trabalho (SOW) – um documento que descreve especificamente os termos, resultados e recursos necessários para concluir um projeto ou tarefa específica.

Se você estiver fazendo um trabalho contínuo com um cliente, separar os dois é ideal, pois você pode simplesmente propor cada contrato com um novo SOW, mas não precisa renegociar o MSA que cobre o relacionamento geral.

A SOW é um documento que protege tanto o fornecedor quanto o fornecedor para garantir que as expectativas sejam acordadas. O processo de desenvolvimento do SOW é colaborativo, onde o fornecedor normalmente apresenta o SOW e, em seguida, o fornecedor percorre as mudanças nessas entregas e no orçamento associado.

Quais seções devem estar em uma declaração de trabalho?

As seções específicas incluídas em uma declaração de trabalho podem variar dependendo da natureza e do escopo do projeto, mas geralmente devem incluir o seguinte:

  1. Introdução – Esta seção fornece uma visão geral do projeto e sua finalidade, bem como qualquer informação de fundo relevante.
  2. Escopo do trabalho – Esta seção descreve as tarefas e entregas específicas incluídas no projeto, bem como quaisquer exclusões ou limitações.
  3. Objetivos e resultados – Esta seção descreve as metas e resultados específicos do projeto, bem como as entregas específicas que serão fornecidas após a conclusão.
  4. Requisitos – Esta seção descreve quaisquer requisitos ou restrições específicas que devem ser atendidas para concluir o projeto, como especificações técnicas ou requisitos de conformidade. Deve abranger tanto os requisitos do fornecedor quanto os requisitos do cliente.
  5. Programação do dia – Esta seção descreve o cronograma e os marcos do projeto, incluindo quaisquer prazos ou marcos que devem ser cumpridos. Se for um relacionamento contínuo, deve especificar as entregas e sua periodicidade de entrega. Certifique-se de incluir a frequência com que as reuniões serão realizadas e quem deverá estar presente.
  6. Recursos – Esta seção descreve os recursos que serão necessários para concluir o projeto, incluindo pessoal, autorização, acesso a plataformas, software, licenças e outros materiais. Nesta seção, é importante definir as expectativas sobre os tempos de resposta e o contrato de nível de serviço. Frequentemente detalhamos quais são nossas responsabilidades de suporte e treinamento versus as responsabilidades do cliente – especialmente no que se refere a plataformas de terceiros.
  7. Orçamento – Esta seção descreve o orçamento do projeto, incluindo quaisquer custos de materiais, mão de obra e outras despesas. É imperativo que você documente como suas faturas serão pagas, quando serão pagas, quem é seu principal contato de cobrança e o que acontece no caso de uma disputa ou fatura não paga.
  8. Gestão de Risco – Esta seção descreve quaisquer riscos ou problemas potenciais que possam surgir durante o projeto e como eles serão gerenciados. Isso deve incluir qualquer correção que possa ser necessária se surgirem problemas inesperados... e eles irão!
  9. Controle de qualidade – Esta seção descreve as medidas de controle de qualidade que serão implementadas para garantir que o projeto atenda aos padrões exigidos. Ele normalmente passa pelos procedimentos de aceitação e especifica quem aprovará as entregas gerais.
  10. Pedidos de mudança – Os detalhes são sempre perdidos neste processo e os clientes geralmente solicitam assistência adicional ou o fornecedor pode ter que contornar problemas que não foram divulgados. É importante documentar qual é o processo de solicitação de alteração para que essas alterações e quaisquer taxas subsequentes sejam divulgadas e acordadas.
  11. Terminação – Esta seção descreve as circunstâncias em que o projeto pode ser encerrado, bem como quaisquer consequências ou obrigações que possam resultar da rescisão.
  12. Apêndices – Esta seção pode incluir quaisquer informações adicionais de suporte ou documentos relevantes para o projeto, como o MSA, outros detalhes de licenciamento, contratos ou especificações técnicas.

E, claro, o elemento mais importante:

  1. Assinaturas – O nome, assinatura e data das partes que estão autorizadas a celebrar o contrato de sua empresa e da empresa de seu cliente.

Seguindo em frente com seu SOW assinado

Quando um cliente assina conosco, nosso gerente de operações se reúne para revisar o SOW e, em seguida, o traduz em nossa plataforma de gerenciamento de projetos… documentando cuidadosamente cada entrega, o cronograma e a parte responsável. O SOW é cuidadosamente seccionado e numerado para que possamos consultá-lo a qualquer momento ao discuti-lo internamente com nossa equipe ou obter esclarecimentos do cliente.

Ao garantir que seu sistema de gerenciamento de projetos esteja totalmente documentado em sua SOW, qualquer novo solicitações se destacam das entregas, você pode decidir se elas exigirão ou não uma solicitação de mudança.

Divulgação: Sempre peça a um advogado para revisar sua SOW e MSA antes de distribuí-los a um cliente para garantir que você não esteja colocando seus negócios em risco. Embora seja imperativo que seu advogado revise seu MSA, uma revisão de seu modelo de SOW pode ser suficiente.

Douglas Karr

Douglas Karr é CMO de AbrirINSIGHTS e o fundador da Martech Zone. Douglas ajudou dezenas de startups de MarTech bem-sucedidas, auxiliou na due diligence de mais de US$ 5 bilhões em aquisições e investimentos da Martech e continua a auxiliar empresas na implementação e automatização de suas estratégias de vendas e marketing. Douglas é um especialista e palestrante em transformação digital e MarTech reconhecido internacionalmente. Douglas também é autor publicado de um guia para leigos e de um livro sobre liderança empresarial.

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