Otimize seus negócios com o Google Apps

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Quem me conhece provavelmente sabe que sou um grande fã de Google Apps. Também divulgação completa, SpinWeb é uma Revendedor autorizado do Google Apps, então nosso compromisso com o produto é bastante claro. Existem muitos bons motivos para se entusiasmar com o Google Apps, no entanto ... especialmente como uma pequena empresa.

Google Apps é realmente um substituto para o Microsoft Office. Quando digo isso às pessoas, às vezes elas ficam muito céticas, e é por isso que faço uma seminário sobre o assunto para lançar mais luz sobre o assunto. Uma empresa que faz o salto para o Google Apps terá investido em uma infraestrutura que inclui e-mail, calendário, gerenciamento de documentos, videoconferência e gerenciamento de contatos que compete com o Microsoft Exchange por uma fração do custo. Vamos dar uma olhada.

Email do Google: alternativa poderosa para troca

O email em Google Apps é o Gmail que todos nós conhecemos e amamos. No entanto, o Google Apps permite que você marque seu e-mail com o nome de domínio de sua empresa para garantir que a marca seja profissional. Ninguém quer usar o e-mail do consumidor para negócios, certo? O Google Apps é o Gmail para empresas e inclui alguns recursos adicionais, como filtragem de spam personalizada e políticas de anexo. Ele também inclui ferramentas de migração que facilitam a migração do Exchange. O e-mail pode ser acessado via web, cliente de e-mail (como Outlook ou Apple Mail) e dispositivo móvel. A cota padrão para cada usuário é de 25 GB, o que é muito generoso.

Além disso, a filtragem de spam e vírus no e-mail do Google é realmente a melhor do setor. Raramente vejo falsos positivos e a maioria dos e-mails indesejados é capturada e filtrada. Mudar para o Google Apps realmente elimina a necessidade de soluções de filtragem de terceiros.

Calendário como os meninos grandes

Os recursos de calendário em Google Apps são incríveis. As organizações podem agendar reuniões com pessoas e recursos (como salas de conferência, projetores, etc.) com apenas alguns cliques. Os membros da equipe também podem ver as agendas de outros funcionários e ver as informações de disponibilidade com muita facilidade. Isso torna o agendamento de reuniões dentro da organização muito fácil. O lembrete de reunião pode ser enviado por e-mail ou mensagem de texto e pode ser personalizado por cada usuário.

Um pacote completo de escritório na nuvem

Estou muito animado com o recurso Docs do Google Apps. A maioria das organizações usa Word, Excel e PowerPoint como software de escritório padrão. Isso significa instalar o software em todos os computadores, bem como apoiá-lo e mantê-lo. Isso pode ficar caro. Tudo isso pode desaparecer com o Google Docs. As organizações agora podem armazenar todos os documentos em um só lugar e organizá-los de maneiras muito inteligentes.

O bom do Google Docs é que ele elimina a frustração de “quem tem a versão mais recente desse documento?” Com o Google Docs, todos os documentos são criados diretamente no sistema e há apenas uma cópia de qualquer documento em todos os momentos. Os funcionários podem colaborar em documentos e fazer alterações, e todas as revisões são rastreadas para que você sempre possa voltar para as versões anteriores e ver quem fez o quê.

As organizações podem colocar toda a sua biblioteca de documentos no Google Docs e ficar 100% sem papel, já que você pode carregar qualquer tipo de arquivo. Ele será convertido em um Documento Google editável ou simplesmente armazenado no servidor de arquivos. O Google Docs oferece um servidor de arquivos, unidade compartilhada e suíte de escritório, tudo em um, sem nenhum hardware ou software com que se preocupar.

Seja pessoal com o bate-papo do Google

Outra boa característica do Google Apps é o recurso de chat de vídeo. Qualquer funcionário com uma webcam pode participar de uma sessão de videoconferência com outro usuário para facilitar a colaboração. A qualidade é excelente e você pode até fazer uma conferência com outros usuários do Google fora da sua empresa. Não é tão sofisticado quanto algumas das soluções de videoconferência empresarial, mas funciona muito bem e é uma ótima solução para a maioria dos usuários.

A força de trabalho móvel

Todas as funções em Google Apps funcionam muito bem com dispositivos móveis. Meu calendário do iPhone é sincronizado perfeitamente com o meu Google Calendar e também posso acessar qualquer documento no meu telefone. Posso até editar documentos do meu telefone! O que isso significa é que posso carregar todos os dos documentos da minha empresa onde quer que eu vá. Sim, correto - todos os documentos da minha empresa agora podem ser acessados ​​no meu telefone. O e-mail também funciona perfeitamente e facilita a comunicação na estrada.

A Segurança da Nuvem

Um dos melhores argumentos de venda do Google Apps é o fato de não exigir nenhum investimento de hardware para funcionar. Tudo é hospedado nos data centers do Google e a interface é criptografada com SSL. Isso não apenas economiza muito dinheiro, mas torna sua organização muito mais flexível. Funcionários virtuais podem ingressar no sistema de qualquer lugar, mudar de escritório se torna muito mais fácil e seus dados ficam muito mais seguros do que estariam em seu escritório. Gosto de brincar que nosso escritório pode pegar fogo amanhã e poderemos nem perceber, porque nossos sistemas continuarão funcionando.

Uma escolha inteligente para organizações

A versão empresarial de Google Apps custa US $ 50 por usuário por ano e pode ser configurado muito rapidamente. Ativei contas e coloquei meus clientes em funcionamento em poucos dias. Se você está enfrentando problemas de comunicação com seu sistema atual, gostaria de deixar de usar o papel, precisa colaborar melhor com os membros da equipe ou simplesmente gostaria de começar economizando dinheiro em seu software de escritório, Eu encorajo você a experimentar o Google Apps.

Por favor, deixe-me saber se eu posso ajudar. Eu adoraria ouvir suas experiências com o Google Apps, então, deixe um comentário abaixo!

4 Comentários

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    Um homem. Administramos toda a nossa empresa (http://raidious.com) no Google Apps e não tivemos nenhum problema – experiência muito positiva. Eu gostaria que eles fizessem uma ferramenta de gerenciamento de projetos / fluxo de trabalho e uma ferramenta de CRM para acompanhá-lo!

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    Eu recomendo o Google Apps para todos os meus clientes, independentemente do tamanho. Também os configurei para vários deles, então preciso verificar o processo de Revendedor Autorizado. Uma das coisas boas que notei na hospedagem com o MediaTemple é que posso gerenciar todas as configurações de DNS no host. Meu registrador de domínios cobra por qualquer configuração avançada de DNS, então economizei alguns dólares lá.

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    Dito! Abandonei o Outlook em 1º de janeiro de 2010. Foi uma decisão consciente e uma decisão de negócios. Eu fui com tudo no Google Apps e não me arrependi. Eu também encorajo todos os meus clientes a “GOOGLE” – faz sentido de várias maneiras fazer isso.

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