Otimize seus negócios com o Google Apps

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Quem me conhece provavelmente sabe que sou um grande fã de Google Apps. Também divulgação completa, SpinWeb é um Revendedor autorizado do Google Apps, então nosso compromisso com o produto é bastante claro. Existem muitos bons motivos para se entusiasmar com o Google Apps, no entanto ... especialmente como uma pequena empresa.

Google Apps é realmente um substituto para o Microsoft Office. Quando digo isso às pessoas, às vezes elas ficam muito céticas, e é por isso que faço uma seminário sobre o assunto para lançar mais luz sobre o assunto. Uma empresa que adere ao Google Apps terá investido em uma infraestrutura que inclui e-mail, calendário, gerenciamento de documentos, videoconferência e gerenciamento de contatos que compete com o Microsoft Exchange por uma fração do custo. Vamos dar uma olhada.

Email do Google: alternativa poderosa para troca

O email em Google Apps é o Gmail que todos nós conhecemos e amamos. No entanto, o Google Apps permite que você marque seu e-mail com o nome de domínio de sua empresa para garantir que a marca seja profissional. Ninguém quer usar o e-mail do consumidor para negócios, certo? O Google Apps é o Gmail para empresas e inclui alguns recursos adicionais, como filtragem de spam personalizada e políticas de anexo. Ele também inclui ferramentas de migração que facilitam a migração do Exchange. O e-mail pode ser acessado pela web, cliente de e-mail (como Outlook ou Apple Mail) e dispositivo móvel. A cota padrão para cada usuário é de 25 GB, o que é muito generoso.

Além disso, a filtragem de spam e vírus no e-mail do Google é realmente a melhor do setor. Raramente vejo falsos positivos e a maioria dos e-mails indesejados é capturada e filtrada. Mudar para o Google Apps realmente elimina a necessidade de soluções de filtragem de terceiros.

Calendário como os meninos grandes

Os recursos de calendário em Google Apps são incríveis. As organizações podem agendar reuniões com pessoas e recursos (como salas de conferência, projetores, etc.) com apenas alguns cliques. Os membros da equipe também podem ver as agendas de outros funcionários e ver as informações de disponibilidade com muita facilidade. Isso torna o agendamento de reuniões dentro da organização muito fácil. O lembrete de reunião pode ser enviado por e-mail ou mensagem de texto e pode ser personalizado por cada usuário.

Um pacote completo de escritório na nuvem

Estou muito animado com o recurso Docs do Google Apps. A maioria das organizações usa Word, Excel e PowerPoint como software de escritório padrão. Isso significa instalar o software em todos os computadores, bem como apoiá-lo e mantê-lo. Isso pode ficar caro. Tudo isso pode desaparecer com o Google Docs. As organizações agora podem armazenar todos os documentos em um só lugar e organizá-los de maneiras muito inteligentes.

O bom do Google Docs é que ele elimina a frustração de “quem tem a versão mais recente desse documento?” Com o Google Docs, todos os documentos são criados diretamente no sistema e há apenas uma cópia de qualquer documento em todos os momentos. Os funcionários podem colaborar em documentos e fazer alterações, e todas as revisões são rastreadas para que você sempre possa voltar para as versões anteriores e ver quem fez o quê.

As organizações podem colocar toda a sua biblioteca de documentos no Google Docs e ficar 100% sem papel, já que você pode carregar qualquer tipo de arquivo. Ele será convertido em um Documento Google editável ou simplesmente armazenado no servidor de arquivos. O Google Docs oferece um servidor de arquivos, unidade compartilhada e suíte de escritório, tudo em um, sem nenhum hardware ou software com que se preocupar.

Seja pessoal com o bate-papo do Google

Outra boa característica do Google Apps é o recurso de chat de vídeo. Qualquer funcionário com uma webcam pode participar de uma sessão de videoconferência com outro usuário para facilitar a colaboração. A qualidade é excelente e você pode até fazer uma conferência com outros usuários do Google fora da sua empresa. Não é tão sofisticado quanto algumas das soluções de videoconferência empresarial, mas funciona muito bem e é uma ótima solução para a maioria dos usuários.

A força de trabalho móvel

Todas as funções em Google Apps funcionam muito bem com dispositivos móveis. Meu calendário do iPhone é sincronizado perfeitamente com o meu Google Calendar e também posso acessar qualquer documento no meu telefone. Posso até editar documentos do meu telefone! O que isso significa é que posso carregar todos os dos documentos da minha empresa onde quer que eu vá. Sim, isso mesmo - todos os documentos da minha empresa agora podem ser acessados ​​no meu telefone. O e-mail também funciona perfeitamente e facilita a comunicação em trânsito.

A Segurança da Nuvem

Um dos melhores argumentos de venda do Google Apps é o fato de não exigir nenhum investimento de hardware para funcionar. Tudo é hospedado nos data centers do Google e a interface é criptografada com SSL. Isso não apenas economiza muito dinheiro, mas torna sua organização muito mais flexível. Funcionários virtuais podem ingressar no sistema de qualquer lugar, mudar de escritório torna-se muito mais fácil e seus dados ficam muito mais seguros do que estariam em seu escritório. Gosto de brincar que nosso escritório pode pegar fogo amanhã e podemos nem perceber, porque nossos sistemas continuarão funcionando.

Uma escolha inteligente para organizações

A versão empresarial de Google Apps custa US $ 50 por usuário por ano e pode ser configurado muito rapidamente. Eu ativei contas e tive meus clientes funcionando em poucos dias. Se você está enfrentando problemas de comunicação com seu sistema atual, gostaria de deixar de usar o papel, precisa colaborar melhor com os membros da equipe ou simplesmente gostaria de começar economizando dinheiro em seu software de escritório, Eu encorajo você a experimentar o Google Apps.

Por favor, deixe-me saber se eu posso ajudar. Eu adoraria ouvir suas experiências com o Google Apps, então, deixe um comentário abaixo!

4 Comentários

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    Amém. Dirigimos toda a nossa empresa (http://raidious.com) no Google Apps e não tivemos problemas - uma experiência muito positiva. Eu gostaria que eles fizessem uma ferramenta de gerenciamento de projeto / fluxo de trabalho e uma ferramenta de CRM para acompanhá-la!

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    Eu recomendo o Google Apps para todos os meus clientes, independentemente do tamanho. Eu também os configurei para vários deles, então vou precisar verificar o processo de revendedor autorizado. Uma das coisas boas que notei na hospedagem com MediaTemple é que posso gerenciar todas as configurações de DNS no host. Meu registrador de domínio cobra por quaisquer configurações DNS avançadas, então economizei alguns dólares aí.

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    Diito! Abandonei o Outlook em 1º de janeiro de 2010. Foi uma decisão consciente e de negócios fazê-lo. Eu usei todo o Google Apps e não me arrependo de jeito nenhum. Eu também incentivo todos os meus clientes a “IR PARA O GOOGLE” - faz sentido de várias maneiras.

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