Como redigir as diretrizes de mídia social da sua empresa para funcionários [exemplo]
Aqui estão as diretrizes de mídia social para trabalhar na [Empresa], juntamente com uma seção adicional para empresas públicas ou regidas por regulamentos.
Defina o tom da sua organização
Definir o tom para o uso das mídias sociais pelos funcionários é fundamental no cenário digital atual. A mídia social evoluiu além da comunicação pessoal para se tornar uma ferramenta poderosa que molda a percepção do público, influencia a dinâmica do mercado e pode impactar significativamente a reputação de uma organização.
Na [Empresa], reconhecemos que a mídia social não é apenas uma plataforma para expressão individual, mas também uma ferramenta vital para promover conexões significativas, compartilhar insights valiosos e ampliar a presença da nossa marca na esfera digital.
Como tal, a adoção responsável e ética das redes sociais é incentivada e fundamental para a nossa estratégia organizacional. Numa era em que a informação viaja à velocidade de um clique, compreender a importância das redes sociais e alinhar a sua utilização com os valores e objetivos da nossa empresa é essencial para salvaguardar a nossa reputação, interagir com as partes interessadas e, em última análise, alcançar os nossos objetivos comerciais.
Este conjunto de diretrizes visa fornecer uma orientação clara sobre como aproveitar a mídia social como uma ferramenta poderosa, ao mesmo tempo em que defende os princípios que definem a [Empresa].
Diretrizes gerais para mídias sociais
- Seja transparente e declare que trabalha na [Empresa]. Sua honestidade será notada no ambiente de mídia social. Se você estiver escrevendo sobre a [Empresa] ou um concorrente, use seu nome real, identifique que trabalha para a [Empresa] e seja claro sobre sua função. Se você tiver interesse no que está discutindo, seja o primeiro a dizer isso.
- Nunca represente a si mesmo ou à [Empresa] de forma falsa ou enganosa. Todas as declarações devem ser factuais e não enganosas; todas as reivindicações devem ser fundamentadas.
- Esteja atento ao monitorar conversas relacionadas à [Empresa] nas redes sociais. Se você encontrar qualquer conteúdo impróprio ou prejudicial relacionado à [Empresa], denuncie ao departamento apropriado da empresa para ação.
- Publique comentários significativos e respeitosos – sem spam ou comentários fora do assunto ou ofensivos.
- Use o bom senso e a cortesia comum. Peça permissão para publicar ou relatar conversas que deveriam ser privadas ou internas da [Empresa]. Certifique-se de que sua transparência não viole a privacidade, a confidencialidade e as diretrizes legais da [Empresa] para discurso comercial externo.
- Atenha-se à sua área de especialização e forneça perspectivas únicas e individuais sobre atividades não confidenciais na [Empresa].
- Ao compartilhar conteúdo criado por outras pessoas, sempre dê o devido crédito e atribua-o à fonte original. Respeite as leis de direitos autorais e os acordos de licenciamento ao usar conteúdo de terceiros.
- Ao discordar das opiniões dos outros, seja apropriado e educado. Se uma situação online se tornar antagônica, evite ficar excessivamente na defensiva e desligar-se abruptamente. Procure o conselho do Diretor de Relações Públicas e desligue-se educadamente.
- Responda profissionalmente a comentários negativos ou críticas nas redes sociais. Evite se envolver em confrontos ou discussões. Em vez disso, aborde as preocupações educadamente e, se necessário, direcione a conversa para um canal privado para resolução.
- Ao escrever sobre a competição, seja diplomático, garanta a exatidão dos fatos e obtenha as permissões necessárias.
- Evite comentar sobre questões jurídicas, litígios ou quaisquer partes com as quais a [Empresa] possa estar em litígio.
- Nunca participe de Redes Sociais ao discutir temas que possam ser considerados uma situação de crise. Mesmo comentários anônimos podem ser rastreados até o seu endereço IP ou o da [Empresa]. Encaminhe todas as atividades nas mídias sociais sobre tópicos de crise ao Diretor de Relações Públicas e/ou Assuntos Jurídicos.
- Seja cauteloso ao proteger você, sua privacidade e as informações confidenciais da [Empresa]. O que você publica é amplamente acessível e duradouro. Considere o conteúdo com atenção, pois o Google tem uma memória longa.
- Se você tiver relacionamentos pessoais ou interesses financeiros que possam influenciar seu conteúdo de mídia social relacionado à [Empresa] ou a seus concorrentes, divulgue esses relacionamentos ou interesses ao postar sobre tópicos relevantes.
Proteção de Propriedade Intelectual e Informações Confidenciais:
- Não divulgue nenhuma informação confidencial ou proprietária sobre a [Empresa] em plataformas de mídia social. Isso inclui, entre outros, segredos comerciais, detalhes de desenvolvimento de produtos, listas de clientes, dados financeiros e qualquer informação que possa dar vantagem aos concorrentes.
- Tenha cuidado ao compartilhar informações pessoais, tanto suas quanto de outras pessoas, nas redes sociais. Proteja sua privacidade e a privacidade de colegas, clientes e parceiros. Evite compartilhar detalhes de contato pessoal ou informações confidenciais em postagens públicas.
- Seja cauteloso ao discutir projetos em andamento, lançamentos futuros de produtos ou assuntos comerciais delicados. Sempre opte pela cautela para evitar vazamentos não intencionais de informações que possam prejudicar a posição competitiva da [Empresa].
- Se você tiver dúvidas sobre se as informações podem ser compartilhadas, consulte o departamento apropriado (por exemplo, Jurídico, Propriedade Intelectual ou Comunicações Corporativas) para obter orientação antes de postar.
- Respeite os direitos de propriedade intelectual de terceiros. Não compartilhe ou distribua material protegido por direitos autorais sem a devida autorização e sempre dê crédito ao compartilhar conteúdo criado por terceiros.
- Em caso de dúvida quanto à proteção da propriedade intelectual ou de informações confidenciais, entre em contato com o Departamento de Propriedade Intelectual ou Jurídico para orientação e esclarecimentos.
Diretrizes adicionais para empresas públicas ou regidas por regulamentos de privacidade:
- Garantir a conformidade com todos os regulamentos e requisitos legais relevantes ao discutir questões financeiras, especialmente se a [Empresa] for pública.
- Consulte a equipe jurídica antes de compartilhar qualquer informação relacionada a questões jurídicas, investigações ou questões regulatórias.
- Siga protocolos de privacidade rígidos ao lidar e discutir dados de clientes, especialmente se a [Empresa] estiver sujeita a regulamentos de privacidade. Sempre busque orientação do responsável pela privacidade de dados ou de especialistas jurídicos.
- Evite fazer declarações especulativas sobre o desempenho financeiro ou tendências de mercado da [Empresa], especialmente se isso puder impactar os preços das ações ou as percepções dos investidores.
- As consultas da grande mídia devem ser encaminhadas ao Diretor de Relações Públicas.
Fechar com responsabilidades
- Tenha estas diretrizes em mente ao participar de atividades de mídia social relacionadas à [Empresa]. A sua adesão a estas diretrizes ajuda a proteger a nossa reputação e garante a conformidade legal.
- Revise e atualize periodicamente essas diretrizes de mídia social para garantir que permaneçam relevantes e alinhadas com a evolução das plataformas de mídia social e das políticas da empresa.
- Caso você esteja inseguro ou em dúvida quanto ao uso apropriado das mídias sociais no contexto da [Empresa], encorajamos você a buscar orientação e clareza. Nosso Gerente de Comunicação está prontamente disponível para ajudá-lo a lidar com quaisquer dúvidas, preocupações ou situações que possam surgir nas redes sociais.
Lembre-se de que as necessidades e os riscos específicos da sua empresa podem variar, por isso é importante adaptar essas diretrizes para alinhá-las ao setor, à cultura e aos objetivos da empresa. Além disso, é aconselhável consultar as equipes jurídicas e de conformidade para garantir o alinhamento com os requisitos regulatórios.