RFP360: Tecnologia emergente para eliminar o problema dos RFPs

RFP360

Passei toda a minha carreira em vendas e marketing de software. Tenho me esforçado para trazer leads quentes, acelerar o ciclo de vendas e ganhar negócios - o que significa que investi centenas de horas da minha vida pensando, trabalhando e respondendo a RFPs - um mal necessário quando se trata de ganhar novos negócios .

As RFPs sempre pareceram uma busca interminável de papel - um processo miseravelmente lento que inevitavelmente exigia a busca de respostas do gerenciamento de produtos, conflitos jurídicos, solução de problemas de TI e confirmação de números com finanças. Aqueles que estão familiarizados sabem - a lista continua. Profissionais de marketing, vendas e desenvolvimento de negócios passam horas incontáveis ​​filtrando ineficientemente as respostas anteriores a perguntas repetitivas, buscando respostas para novas perguntas, verificando as informações e buscando aprovações continuamente. O processo é complexo, demorado e sobrecarrega os recursos de qualquer organização. 

Apesar da rápida evolução da tecnologia, para muitas empresas, o processo de RFP mudou muito pouco em relação às minhas experiências no início da minha carreira, há mais de uma década. As equipes de marketing ainda estão usando processos manuais para montar propostas, usando respostas obtidas de várias fontes que podem residir em planilhas do Excel, documentos compartilhados do Google e até arquivos de e-mail.

Dito isso, não apenas desejamos desesperadamente que o processo de RFP seja mais eficiente, como a indústria está começando a exigi-lo, e é aí que o software emergente tem um impacto tremendo no cenário de RFP.

Benefícios do software RFP

Além de tornar a construção de uma RFP menos penosa; estabelecer um processo rápido e repetível para RFPs pode ter um impacto direto na receita. É aqui que entra a tecnologia RFP emergente.

O software RFP centraliza e cataloga perguntas e respostas comuns em uma biblioteca de conteúdo. A maioria dessas soluções é baseada na nuvem e oferece suporte à colaboração em tempo real entre gerentes de propostas, especialistas no assunto e aprovadores de nível executivo.

Em particular, RFP360 permite que os usuários: 

  • Salve, encontre e reutilize conteúdo com uma Base de Conhecimento personalizada
  • Trabalhe com colegas de trabalho na mesma versão de um único documento
  • Atribua perguntas, acompanhe o progresso e automatize lembretes
  • Automatize as respostas com IA que identifica as perguntas e seleciona a resposta correta
  • Acesse a Base de Conhecimento e trabalhe em propostas em Word, Excel e Chrome com plug-ins.

Desktop Respondente

Como resultado, os usuários de um RFP360A solução de gerenciamento de propostas da empresa relatou que eles conseguiram reduzir drasticamente o tempo total de resposta, aumentar o número de RFPs que podem concluir e, ao mesmo tempo, melhorar suas taxas gerais de ganho.

Respondemos a 85% mais RFPs este ano do que no ano passado e aumentamos nossa taxa de avanço em 9%.

Erica Clausen-Lee, diretora de estratégia da InfoMart

Com respostas mais rápidas, você terá mais oportunidades gerais de fornecer respostas consistentes, precisas e eficientes que têm mais chances de ganhar negócios.

Aumente a consistência do RFP

Usando a Base de Conhecimento da plataforma, os usuários podem facilmente armazenar, organizar, pesquisar e reutilizar o conteúdo de propostas anteriores, dando-lhes uma vantagem nas respostas de RFP. Um hub centralizado para o conteúdo da proposta impede que sua equipe reescreva as respostas existentes, permitindo que você colete dados e mantenha as melhores respostas para uso futuro.

Temos a segurança de saber que nosso conhecimento é seguro e consistente. Não precisamos nos preocupar com a possibilidade de perdermos qualquer experiência em SME se alguém sair ou tirar férias. Não estamos gastando horas procurando respostas anteriores e tentando descobrir quem está fazendo o quê, porque todas as perguntas e respostas estão lá no RFP360.

Beverly Blakely Jones da National Geographic Learning | Estudo de caso da Cengage

Melhorar a precisão da RFP 

Respostas incorretas ou desatualizadas podem ser difíceis de entender, mesmo para o membro da equipe mais experiente. Quando combinado com o prazo de entrega rápida que ocorre comumente em uma RFP, o risco de fornecer compostos de informações falhos. Infelizmente, informações imprecisas também podem ser extremamente caras, pois podem custar-lhe exatamente o negócio que você pretende realizar. Uma resposta incorreta de RFP pode levar à exclusão da consideração, negociações prolongadas, atrasos na contratação ou pior.

O software RFP baseado em nuvem resolve esse problema, permitindo que as equipes atualizem suas respostas de qualquer lugar e a qualquer momento, com a confiança de saber que a mudança se reflete em todo o sistema.

Por exemplo, esse tipo de funcionalidade é uma ótima ferramenta quando um produto ou serviço passa por atualizações frequentes que precisam ser incluídas em uma resposta padrão. Em muitos casos, diante desse tipo de mudança, as equipes devem percorrer todo um organograma para garantir que as atualizações sejam adotadas institucionalmente e, em seguida, acompanhar cada membro para garantir que sejam feitas em um nível individual, ao mesmo tempo em que verificam cada proposta antes de eles saia. É exaustivo.

O software RFP baseado em nuvem gerencia essas mudanças para todo o negócio e atua como uma câmara de compensação única para o conteúdo em evolução.

Aumente a eficiência da RFP

O maior benefício do software RFP é a rapidez com que a eficiência é aprimorada - à sua maneira, o tempo que leva para construir uma RFP usando esse tipo de tecnologia é comparável à diferença entre dirigir de costa a costa e voar. Muitas soluções de software RFP, incluindo RFP360, também são baseadas na nuvem, o que permite uma implementação rápida, o que significa que os resultados são quase instantâneos.

Tempo para valorizar (TtV) é a ideia de que existe um relógio que rastreia quanto tempo leva para um cliente desde o contrato assinado até o 'momento ah-ha', quando ele compreende totalmente o valor e desbloqueia o potencial do software. Para o software RFP, esse momento normalmente ocorre algumas semanas após a assinatura do contrato, quando o usuário está trabalhando com a equipe de experiência do cliente em sua primeira RFP. As respostas padrão e a primeira proposta são carregadas no sistema, depois o momento ah-ha - o software reconhece as perguntas e insere as respostas corretas, completando em média cerca de 60 a 70 por cento da RFP - em um momento. 

Descobrimos que a interface do RFP360 era a mais intuitiva e fácil de instalar e operar. Houve uma curva de aprendizado mínima para nós e isso permitiu que nosso desempenho aumentasse quase imediatamente.

Emily Tippins, administradora de vendas de manutenção Swish | Estudo de caso

A evolução do processo de RFP dá aos usuários tempo de volta para se concentrarem em iniciativas estratégicas de nível superior. 

Definitivamente, isso nos tornou mais eficientes. RFP360 nos devolveu nosso tempo e nos permitiu realmente selecionar e escolher nossos projetos. Não estamos mais frenéticos. Podemos respirar fundo, focar em ser estratégicos e garantir que estamos escolhendo os projetos certos e fornecendo respostas de qualidade.

Brandon Fyffe, associado de desenvolvimento de negócios da CareHere

Tecnologia RFP indispensável

  • Negócios além de RFPs - O software de resposta não é apenas para RFPs, você também pode gerenciar solicitações de informações (RFIs), questionários de segurança e due diligence (DDQs), solicitações de qualificações (RFQs) e muito mais. A tecnologia pode ser usada para qualquer tipo de pergunta padronizada e formulário de resposta com respostas repetíveis.
  • Melhor usabilidade e suporte da classe - Nem todo mundo que trabalha em RFPs é superusuário. As RFPs exigem informações de muitos departamentos e especialistas no assunto com vários níveis de habilidade técnica. Escolha uma solução que seja fácil de usar e intuitiva com excelente suporte ao cliente.
  • Experiência e estabilidade - Como acontece com qualquer provedor de tecnologia SaaS, você pode esperar atualizações e aprimoramentos regulares de sua tecnologia RFP, mas certifique-se de que a empresa tenha experiência para fornecer recursos genuinamente úteis com os quais você pode contar.
  • base de Conhecimento  - Cada solução RFP deve incluir um hub de conteúdo pesquisável que permite aos usuários colaborar facilmente e fornecer atualizações para as respostas atribuídas a eles. Procure uma solução que aproveite a IA para combinar perguntas comuns às suas respostas.
  • Plug-ins e integrações inteligentes - A tecnologia RFP deve funcionar com os programas que você usa. Procure plug-ins que permitem que você use sua base de conhecimento enquanto trabalha em sua resposta em programas como Word ou Excel. O software também deve se integrar com os principais aplicativos de CRM e produtividade para suportar perfeitamente seus processos existentes de RFP.

Gaste menos tempo e ganhe mais RFPs

RFPs são sobre vencer. Eles foram projetados para ajudar o comprador a decidir quem é o melhor e, quanto mais rápido você provar que sua empresa se encaixa no projeto, melhor. O software RFP acelera seu processo para levá-lo em consideração com mais rapidez, fechar mais negócios e dar-lhe ainda mais oportunidades de vencer.

Conforme as equipes de marketing se tornam ainda mais alinhadas e colaborativas com as operações de receita, a tecnologia RFP se torna ainda mais crucial para o processo. A demanda por respostas rápidas de RFP não está desaparecendo. Portanto, não espere até não aguentar mais para adotar uma tecnologia que economize seu tempo em seus RFPs. Seus concorrentes certamente não o farão.

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