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Padronização de Endereço 101: Benefícios, Métodos e Dicas

Quando foi a última vez que você encontrou todos os endereços da sua lista seguindo o mesmo formato e sem erros? Nunca, certo? Apesar de todas as etapas que sua empresa pode tomar para minimizar os erros de dados, problemas de qualidade de dados – como erros ortográficos, campos ausentes ou espaços iniciais – devido à entrada manual de dados – são inevitáveis.

Os erros de dados da planilha, especialmente de pequenos conjuntos de dados, podem variar entre 18% e 40%.  

Professor Raymond R. Panko

Para combater esse problema, aborde estandardização pode ser uma ótima solução. Vale a pena primeiro explorar algumas das definições sobre endereços, no entanto:

  • Preenchimento automático de endereço: O preenchimento automático de endereços é um recurso da interface do usuário que ajuda os usuários a inserir endereços com mais rapidez e precisão, sugerindo possíveis correspondências enquanto digitam. Isso pode reduzir a probabilidade de erros e garantir que os dados de endereço inseridos sejam precisos e completos.
  • Limpeza de endereço: A limpeza de endereço é o processo de correção, atualização e remoção de erros nos dados de endereço. Isso pode incluir correção de erros de digitação, remoção de entradas duplicadas, preenchimento de informações ausentes e atualização de endereços desatualizados. O objetivo é garantir que os endereços sejam precisos e atualizados para fins como correspondência, geocodificação e gerenciamento de dados do cliente.
  • Desduplicação de endereço: A desduplicação refere-se ao processo de identificação e remoção de registros duplicados em um conjunto de dados, que pode incluir endereços duplicados. Isso ajuda a manter a qualidade dos dados e reduzir inconsistências. Requer que os dados sejam normalizados ou padronizados para melhorar as taxas de desduplicação.
  • Correspondência de endereço: A correspondência de endereços é o processo de comparação e identificação de endereços equivalentes em diferentes conjuntos de dados ou sistemas. Isso pode ser útil para tarefas como desduplicação, integração de dados e validação de dados. Requer que cada fonte seja normalizada ou padronizada para ter taxas de correspondência mais altas.
  • Normalização de endereço: A normalização de endereço refere-se ao processo de transformação de endereços em um formato consistente. Isso pode envolver a conversão de abreviações em suas formas completas, alteração de maiúsculas e minúsculas para um estilo padrão e reordenação dos componentes de endereço de acordo com um formato especificado. A normalização ajuda a garantir que os endereços sejam representados de forma consistente em diferentes sistemas e conjuntos de dados.
  • Análise de endereço: A análise de endereço é o processo de dividir um endereço em seus componentes individuais, como número da rua, nome da rua, cidade, estado e código postal. A análise pode ser uma etapa essencial nos processos de limpeza, normalização, padronização e verificação.
  • Padronização de endereços: Padronização de endereço é o processo de conformar endereços a um conjunto de regras estabelecidas ou a um sistema de endereçamento específico, como as diretrizes do Serviço Postal dos Estados Unidos (USPS). Isso pode envolver a modificação de componentes de endereço para atender aos padrões, adição de dados ausentes ou correção de informações inválidas. Endereços padronizados são mais fáceis de comparar, classificar e analisar.
  • Verificação de endereço: A verificação de endereço é o processo de confirmação de que um endereço é válido e pode ser entregue. Isso geralmente envolve a verificação do endereço em relação a uma fonte confiável, como um banco de dados do serviço postal. A verificação pode ajudar a reduzir a probabilidade de correspondências ou pacotes não entregues, melhorar a precisão da geocodificação e manter a qualidade dos dados do cliente.

Este post destaca como as empresas podem se beneficiar de padronização dados e quais métodos e dicas eles devem considerar para obter os resultados pretendidos.

A história dos códigos postais (CEP)

Os códigos postais foram introduzidos pela primeira vez na República Socialista Soviética da Ucrânia em dezembro de 1932, mas abandonados em 1939. O próximo país a introduzir códigos postais foi a Alemanha em 1941, seguida por Cingapura em 1950, Argentina em 1958, Estados Unidos em 1963 e Suíça em 1964.

Antes da década de 1960, o correio era entregue com base na cidade e estado para o qual era endereçado, além de um código postal de dois dígitos que indicava uma região ampla. Em 1962, o Serviço Postal dos Estados Unidos expandiu esse sistema para o que conhecemos como moderno CEP para auxiliar na classificação de correspondências e tornar mais fácil e rápido o envio de uma quantidade cada vez maior de correspondências para onde elas precisam ir. Na verdade, o Plano de Melhoria de Zoneamento (ZIP) foi escolhido especificamente para indicar que as cartas e os pacotes chegam mais rápido – com ziper, se você preferir – quando os códigos postais são usados.

Os códigos postais fazem mais do que apenas dividir o correio. Esses cinco dígitos no final de um endereço são a parte mais informativa dos dados de localização. Esses números indicam a região nacional, sub-região, correio e estação de entrega vinculada a cada endereço.

Por terem sido aceitos como padrão, os códigos postais podem ser usados ​​para identificar rapidamente outros dados úteis. Os registros do censo e os mapas demográficos estão vinculados a códigos postais. É fácil ver como todos esses dados podem ser usados ​​para encontrar padrões no comportamento do consumidor e ajudar as empresas a tomar melhores decisões.

É claro que os EUA cresceram muito desde 1962 e, eventualmente, mesmo o código postal de cinco dígitos não foi eficiente o suficiente para acompanhar a demanda. O que é conhecido como código de mais quatro foi adicionado em 1983. Os últimos quatro números adicionam mais precisão ao endereço, muitas vezes identificando um local em poucos quarteirões. Esse código não é algo que o consumidor médio adiciona quando está endereçando uma correspondência ou digitando seu endereço residencial em um formulário de cobrança, o que é lamentável, pois os códigos mais quatro fornecem informações adicionais e ajudam a padronizar os dados.

Existem mais de 40,000 CEPs nos Estados Unidos (sem contar o número mais quatro), então as possibilidades de pesquisa e interpretação são quase infinitas. No entanto, as chances de que os dados sejam misturados ou corrompidos de alguma forma também são altas, pois um único dígito muda completamente o significado dos números. É por isso que é vital que as empresas validem seus dados de CEP e garantam que as informações que gastam tanto esforço para coletar estejam realmente ajudando da maneira que pensam.

O United States Postal Service fornece um sistema de validação de endereço gratuito, mas, como acontece com a maioria das coisas gratuitas, não é isento de limitações. O sistema tem um suporte ao cliente muito limitado, nem sempre está funcionando corretamente e só pode processar um único endereço por vez. Felizmente, existem muitas soluções de software de terceiros que fornecem alternativas úteis ao sistema de verificação do USPS. Quando você está baseando o futuro do seu negócio nos dados de endereço que possui, vale a pena investir recursos para garantir que os dados sejam limpos e confiáveis.

O que é padronização de endereços?

A padronização de endereço é o processo de identificação e normalização do formato dos registros de endereço de acordo com os padrões de serviço postal reconhecidos, conforme estabelecido em um banco de dados oficial, como o do Serviço Postal dos Estados Unidos (USPS).

A maioria dos endereços não segue o padrão USPS, que define um endereço padronizado como um endereço totalmente escrito, abreviado usando as abreviações padrão do Serviço Postal ou conforme mostrado no arquivo ZIP+4 do Serviço Postal atual.

Padrões de endereçamento postal

A padronização de endereços torna-se uma necessidade premente para empresas que possuem entradas de endereço com formatos inconsistentes ou variados devido a detalhes de endereço ausentes (por exemplo, códigos ZIP+4 e ZIP+6) ou erros de pontuação, maiúsculas e minúsculas, espaçamento e ortografia. Um exemplo disso é dado abaixo:

Endereços de correspondência padronizados

Conforme visto na tabela, todos os detalhes de endereço têm um ou vários erros e nenhum atende às diretrizes exigidas do USPS.

Padronização de endereços não deve ser confundido com correspondência de endereço e validação de endereço. Embora existam semelhantes, a validação de endereço trata de verificar se um registro de endereço está em conformidade com um registro de endereço existente no banco de dados do USPS. A correspondência de endereço, por outro lado, consiste em combinar dois dados de endereço semelhantes para verificar se se refere à mesma entidade ou não.

O que é um endereço padronizado USPS?

O formato de endereço padrão dos Estados Unidos, conforme recomendado pelo USPS, normalmente inclui os seguintes componentes:

  1. Linha do Destinatário:
    • Esta linha contém o nome do destinatário ou o nome de uma empresa/organização. É essencial garantir uma entrega adequada.
  2. Linha de endereço de entrega:
    • Número da rua: O identificador numérico atribuído a um edifício ou propriedade ao longo de uma rua.
    • Pré-direcional (opcional): Uma abreviação direcional que vem antes do nome da rua (por exemplo, N, S, E, W, NE, NW, SE, SW).
    • Nome da rua: O nome da rua ou estrada.
    • Sufixo de rua: O tipo de rua ou estrada (por exemplo, St, Ave, Rd, Blvd).
    • Pós-direcional (opcional): Uma abreviação direcional que vem após o nome da rua (por exemplo, N, S, E, W, NE, NW, SE, SW).
    • Unidade de Endereço Secundário (opcional): Informações adicionais para especificar um local dentro de um edifício ou complexo maior (por exemplo, Apt, Unit, Ste, Fl).
    • Número da Unidade Secundária (opcional): O número ou identificador associado à unidade de endereço secundária.
  3. Cidade, Estado e CEP Linha:
    • Cidade: O nome da cidade ou vila.
    • Estado: A abreviação de duas letras para o estado ou território.
    • CEP: O código ZIP (Zone Improvement Plan) de 5 dígitos, que pode ser seguido por um hífen e a extensão de 4 dígitos, conhecida como código ZIP+4.

Ao formatar um endereço padrão dos EUA, é importante seguir as diretrizes do USPS para abreviações, letras maiúsculas e pontuação. Aqui está um exemplo de um endereço formatado corretamente:

John Doe 
1234 N Main St Apt 56 
Springfield, IL 62704

Lembre-se de que o formato pode variar um pouco dependendo do endereço específico, mas a estrutura geral e os componentes permanecerão consistentes.

Benefícios da padronização de endereços

Além das razões óbvias para a limpeza de anomalias de dados, a padronização de endereços pode fornecer uma série de benefícios para as empresas. Esses incluem:

  • Economize tempo verificando endereços: sem padronizar os endereços, não há como suspeitar se a lista de endereços usada para a campanha de mala direta é precisa ou não, a menos que os e-mails sejam devolvidos ou não tenham respostas. Ao normalizar endereços variados, horas de trabalho substanciais podem ser economizadas pela equipe vasculhando centenas de endereços de correspondência para precisão.
  • Reduza os custos de envio: As campanhas de mala direta podem levar a endereços errados ou incorretos que podem criar problemas de cobrança e envio em campanhas de mala direta. A padronização de endereços para melhorar a consistência dos dados pode reduzir e-mails devolvidos ou não entregues, resultando em taxas de resposta de mala direta mais altas.
  • Elimine endereços duplicados: formatos e endereços variados com erros podem resultar no envio de duas vezes mais e-mails para contatos, o que pode diminuir a satisfação do cliente e a imagem da marca. Limpar suas listas de endereços pode ajudar sua empresa a economizar custos de entrega desperdiçados.

Como padronizar endereços?

Qualquer atividade de normalização de endereço deve atender às diretrizes do USPS para que valha a pena. Usando os dados destacados na Tabela 1, veja como os dados de endereço aparecerão após a normalização.

Antes e depois da padronização de endereços

A padronização de endereços envolve um processo de 4 etapas. Isso inclui:

  1. Endereços de importação: reúna todos os endereços de várias fontes de dados – como planilhas do Excel, bancos de dados SQL, etc. – em uma única planilha.
  2. Dados de perfil para inspecionar erros: realizar perfis de dados usando para entender o escopo e o tipo de erros presentes em sua lista de endereços. Isso pode lhe dar uma ideia aproximada das áreas problemáticas em potencial que precisam ser corrigidas antes de realizar qualquer tipo de padronização.  
  3. Limpe os erros para atender às diretrizes do USPS: Depois que todos os erros forem detectados, você poderá limpar os endereços e padronizá-los de acordo com as diretrizes do USPS.
  4. Identifique e remova endereços duplicados: para identificar endereços duplicados, você pode pesquisar por contagens duplas em sua planilha ou banco de dados ou usar números exatos ou correspondência difusa para desduplicar entradas.

Métodos de Padronização de Endereços

Existem duas abordagens distintas para normalizar endereços em sua lista. Esses incluem:

Scripts e ferramentas manuais

Os usuários podem encontrar manualmente scripts de execução e suplementos para normalizar endereços de bibliotecas por meio de vários

  1. Linguagens de programação: Python, JavaScript ou R podem permitir que você execute correspondência de endereço difusa para identificar correspondências de endereço inexatas e aplicar regras de padronização personalizadas para atender aos seus próprios dados de endereço.
  2. Repositórios de codificação: GitHub fornece modelos de código e USPS API integração que você pode usar para verificar e normalizar endereços.  
  3. Interfaces de programação de aplicativos: Serviços de terceiros que podem ser integrados via API para analisar, padronizar e validar endereços de correspondência.
  4. Ferramentas baseadas em Excel: suplementos e soluções como YAddress, AddressDoctor Excel Plugin ou excel VBA Master podem ajudá-lo a analisar e padronizar seus endereços em seus conjuntos de dados.

Alguns benefícios de seguir esse caminho são que é barato e pode ser rápido para normalizar dados para pequenos conjuntos de dados. No entanto, o uso desses scripts pode desmoronar além de alguns milhares de registros e, portanto, não é adequado para conjuntos de dados muito grandes ou espalhados por fontes diferentes.

Software de verificação de endereço

Um software de verificação e normalização de endereço pronto para uso também pode ser usado para normalizar os dados. Normalmente, essas ferramentas vêm com componentes específicos de validação de endereço – como um banco de dados USPS integrado – e têm perfis de dados prontos para uso e componentes de limpeza, juntamente com algoritmos de correspondência difusa para padronizar endereços em escala.

Também é importante que o software tenha CASS certificação do USPS e atende ao limite de precisão exigido em termos de:

  • codificação de 5 dígitos – aplicar o CEP de 5 dígitos ausente ou incorreto.
  • Codificação ZIP+4 – aplicar o código de 4 dígitos ausente ou incorreto.
  • Indicador de entrega residencial (RDI) – determinar se um endereço é ou não residencial ou comercial.
  • Validação do ponto de entrega (PDS) – determinando se um endereço pode ou não ser entregue até o número da suíte ou apartamento.
  • Linha de viagem aprimorada (eLOT) – um número de sequência que indica a primeira ocorrência de entrega feita na faixa add-on dentro da rota da transportadora, e o código ascendente/descendente indica o pedido de entrega aproximado dentro do número de sequência. 
  • Link do sistema de conversão de endereço localizável (LACS Link) – um método automatizado de obtenção de novos endereços para municípios locais que implementaram um sistema de emergência 911.
  • suíteLigação® permite que os clientes forneçam informações de endereçamento de negócios aprimoradas adicionando informações secundárias conhecidas (conjunto) a endereços comerciais, o que permitirá o sequenciamento de entrega do USPS onde de outra forma não seria possível.
  • E mais…

As principais vantagens são a facilidade com que pode verificar e padronizar os dados de endereços armazenados em sistemas diferentes, incluindo CRMs, RDBMs e repositórios baseados em Hadoop e geocodificar dados para gerar valores de longitude e latitude.

Quanto às limitações, essas ferramentas podem custar muito mais do que os métodos manuais de normalização de endereços.

Qual método é melhor?

Escolher o método certo para aprimorar suas listas de endereços depende inteiramente do volume de seus registros de endereços, pilha de tecnologia e cronograma do projeto.

Se sua lista de endereços tiver menos de cinco mil registros, padronizá-la por meio de Python ou JavaScript pode ser uma opção melhor. No entanto, se alcançar uma única fonte de verdade para endereços usando dados espalhados em várias fontes em tempo hábil é uma necessidade premente, então um CASSO software de padronização de endereços certificado pode ser uma opção melhor.

Serviços de Padronização de Endereço

Existem várias plataformas de padronização de endereço disponíveis online, que podem ajudá-lo a limpar, normalizar, padronizar e verificar endereços de acordo com regras e padrões específicos, como os definidos pelo USPS ou outras autoridades postais. Algumas dessas plataformas incluem:

  1. Smarty – Oferece validação de endereço, padronização, geocodificação e serviços de preenchimento automático para os Estados Unidos e endereços internacionais.
  2. Melissa – Fornece uma variedade de ferramentas de qualidade de dados, incluindo verificação de endereço, padronização e serviços de geocodificação para endereços globais.
  3. Conecte-se – Oferece serviços de verificação de endereços, geocodificação e preenchimento automático de endereços em todo o mundo.
  4. EasyPost – Fornece serviços de verificação e padronização de endereços, focados principalmente em remessa e logística para endereços nos EUA e internacionais.
  5. Qualidade de dados da Experian – Oferece serviços de validação, padronização e enriquecimento de endereços para endereços globais, como parte de um conjunto mais amplo de ferramentas de qualidade de dados.
  6. informática – Oferece validação de endereço, padronização e serviços de geocodificação para endereços em todo o mundo como parte do conjunto de ferramentas de qualidade de dados da Informatica.

Essas plataformas podem oferecer APIs, interfaces da Web ou ferramentas de processamento em lote para ajudá-lo a padronizar e validar endereços em seus aplicativos ou conjuntos de dados. Certifique-se de revisar os recursos, preços e cobertura de cada plataforma para determinar a melhor solução para suas necessidades específicas.

Nota: Este artigo foi atualizado com informações sobre o histórico de CEPs da equipe em Smarty.

Fahad Fareed

Fahad Fareed é Gerente de Marketing de Produto da Escada de dados – uma empresa líder em software de resolução de entidades e qualidade de dados. Com base em sua experiência trabalhando no setor de ETL e qualidade de dados, Fahad escreve os insights e dicas mais recentes para desenvolvedores e executivos C-suite para ajudá-los a tomar melhores decisões sobre como abordar iniciativas de gerenciamento de dados.

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