Fluxos de trabalho: melhores práticas para automatizar o departamento de marketing atual

Fluxo de trabalho

Na era do marketing de conteúdo, campanhas PPC e aplicativos móveis, ferramentas antiquadas como caneta e papel não têm lugar no cenário de marketing dinâmico de hoje. No entanto, repetidamente, os profissionais de marketing voltam a ferramentas desatualizadas para seus processos vitais, deixando as campanhas vulneráveis ​​a erros e falhas de comunicação.

Implementar fluxos de trabalho automatizados é uma das maneiras mais inteligentes de eliminar essas ineficiências. Com ferramentas melhores instaladas, os profissionais de marketing podem localizar e automatizar suas tarefas mais repetitivas e complicadas, minimizando o risco de erros e criando uma rede de segurança para evitar que os documentos sejam perdidos na caixa de entrada. Ao simplificar os fluxos de trabalho, os profissionais de marketing ganham horas na semana para planejar e executar campanhas detalhadas com mais rapidez e eficiência.

A automação é um ponto de partida simples para levar atividades comuns, de revisões de conceitos criativos a aprovações de orçamento, para o futuro. No entanto, nenhuma transformação ocorre sem seus desafios. Esses são dois dos principais pontos problemáticos que as organizações encontram ao avançar com a automação do fluxo de trabalho e como os profissionais de marketing podem navegar por eles:

  • Educação: Adotando com sucesso tecnologia de automação de fluxo de trabalho depende de ter o apoio de todo o departamento (ou organização). A tecnologia inovadora - e especialmente a automação - gerou preocupações com a segurança no emprego desde a revolução industrial. Essa ansiedade, que muitas vezes não se origina da tecnologia, mas do simples medo do desconhecido, pode atrapalhar a adoção antes mesmo de começar. Quanto mais os líderes de marketing educarem suas equipes sobre o valor da automação, mais fácil será aliviar o estresse da mudança. No início do processo de educação, a automação precisa ser posicionada como uma ferramenta que elimina os elementos indesejáveis ​​do trabalho dos profissionais de marketing , não como uma máquina que substituirá o indivíduo. A função da automação é remover as tarefas servis, como longas cadeias de e-mail em todo o processo de aprovação. Demonstrações específicas para funções ou sessões de coaching são uma maneira de permitir que os funcionários vejam em primeira mão como seu dia de trabalho vai melhorar. Quantificar o tempo e o esforço da equipe economizará em tarefas comuns, como revisar edições criativas ou aprovações de contratos, dá aos profissionais de marketing uma compreensão muito mais tangível de como a tecnologia afetará seu dia-a-dia.

    Mas a educação não pode terminar com uma reunião ou treinamento de meio dia. Permitir que os usuários aprendam em seu próprio ritmo por meio de sessões de coaching individuais e recursos online capacita os profissionais de marketing a assumir o controle do processo de adoção. Nesse sentido, os profissionais de marketing devem estar intimamente envolvidos ao desenvolver esses recursos. Embora a decisão de entrar no mundo digital possa vir de cima para baixo e o departamento de TI provavelmente seja o único a desenvolver os fluxos de trabalho, os profissionais de marketing conhecerão melhor seus casos de uso e necessidades de projeto. A criação de materiais de aprendizagem adaptados às atividades específicas do departamento de marketing, em vez do jargão de TI, dá aos usuários finais um motivo para investir mais no esforço de adoção.

  • Processos Definidos: A regra “entra lixo, sai lixo” aplica-se totalmente à automação do fluxo de trabalho. Automatizar um processo manual interrompido ou mal definido não corrigirá o problema subjacente. Antes que os fluxos de trabalho possam ser digitalizados, os departamentos de marketing devem ser capazes de codificar seus processos para garantir que as tarefas iniciais acionem as ações sequenciais apropriadas. Embora a maioria das empresas entenda seus fluxos de trabalho em termos gerais, esses processos geralmente incluem uma série de etapas aparentemente pequenas que são consideradas óbvias e muitas vezes esquecidas durante a transição digital. Por exemplo, os departamentos de marketing normalmente procuram várias edições de cópia em um único material de apoio antes passando para a fase de impressão. No entanto, as etapas tomadas para aprovar e as partes envolvidas no processo de edição podem diferir muito entre vários departamentos. Se os profissionais de marketing forem capazes de codificar o processo exclusivo para cada tarefa, estabelecer um fluxo de trabalho será um processo simples.

    Automatizar qualquer processo de negócios requer uma compreensão profunda das etapas, pessoas e governança envolvidos para evitar ambigüidades que podem influenciar negativamente o resultado final. Conforme a tecnologia de fluxo de trabalho é colocada em ação, os profissionais de marketing devem ser críticos ao examinar a eficácia dos processos automatizados em comparação com seus equivalentes manuais. Nos melhores cenários, a automação do fluxo de trabalho é um esforço iterativo que ajuda os departamentos de marketing a melhorar constantemente.

Oportunidades infinitas

O estabelecimento de fluxos de trabalho automatizados pode ser o ponto de partida de uma transição digital mais ampla no local de trabalho. Os departamentos de marketing são frequentemente mantidos reféns por fluxos de trabalho lentos e ineficientes, deixando menos tempo para o planejamento e implementação de campanhas. A automação, quando totalmente planejada e implementada com pleno conhecimento dos desafios que podem surgir, é um passo na direção certa. Depois que os fluxos de trabalho estão em vigor e funcionando sem problemas, os profissionais de marketing podem começar a desfrutar do aumento da produtividade e da colaboração que vem com fluxos de trabalho automatizados definidos.

Designer de Fluxo de Trabalho SpringCM

Designer de Fluxo de Trabalho SpringCM fornece uma experiência de usuário moderna para configurar fluxos de trabalho para ações executadas em um arquivo, pasta ou até mesmo de sistemas externos como Salesforce. Automatize tarefas administrativas, inicie fluxos de trabalho avançados ou marque documentos e relatórios. Por exemplo, você pode criar regras para encaminhar automaticamente um documento individual ou um grupo de documentos relacionados para uma pasta específica. Ou defina tags pesquisáveis ​​e personalizadas que sincronizam com os sistemas de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) e vinculam automaticamente a determinados documentos para auxiliar no rastreamento e relatórios.

Modelo de fluxo de trabalho SpringCM

Regras Inteligentes permitem que você faça uma automação de processo significativa com pouca ou nenhuma codificação. Encaminhe contratos ou documentos automaticamente para pessoas dentro ou fora de sua equipe. Fluxos de trabalho avançados são especialmente úteis durante a geração de contratos ou documentos, quando você pode usar dados predefinidos para reduzir o erro humano, automatizar a distribuição para aprovação e arquivar versões aprovadas com o mínimo de interação do usuário.

A pesquisa precisa permite que os usuários rastreiem rapidamente um documento pesquisando metadados, como data de início do contrato ou nome do cliente. Você pode definir como marcar documentos de acordo com suas necessidades comerciais específicas. Essas tags podem ser sincronizadas com CRMs para manter as equipes de vendas trabalhando com os mesmos dados do cliente e podem ser aproveitadas para rastrear contratos contendo cláusulas não padronizadas ou negociadas.

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