CRM e plataformas de dados

10 maneiras pelas quais as empresas estão reduzindo os custos de armazenamento e retenção de dados

Estamos ajudando uma empresa em fazendo backup e migrando seu Universal Analytics dados. Se alguma vez houve um grande exemplo do custo de dados, é isso. Analytics captura dados ininterruptamente e é apresentado por hora, dia, semana, mês e ano. Se quisermos tornar todos os dados acessíveis, o cliente pode gastar dezenas de milhares de dólares em taxas de armazenamento… sem falar no custo de consulta dos dados e processamento de relatórios. Em última análise, a solução será dupla:

  • Uma solução de relatórios e dados que equilibra a análise necessária regularmente e o custo para armazenar e gerenciar esses dados.
  • Um backup acessível de todos os dados, caso precisemos acessá-los mais tarde.

À medida que os custos de armazenamento caíram, as empresas começaram a ignorar os volumes de dados que adquiriam, capturavam e armazenavam ao longo do tempo. As pilhas de dados corporativos continuaram a se expandir, os pontos de captura de dados aumentaram e centenas de fontes estão agora aumentando exponencialmente os dados das corporações.

Volume de dados criados e replicados em todo o mundo
Fonte: IDC

Não é uma questão barata:

Businesses spend an average of .5 trillion per year on data management, and that 30% of that spend is wasted on unnecessary or inefficient data storage and retention.

Idade dos dados 2025

A empresa média gasta US$ 1.2 milhão por ano em armazenamento e retenção de dados, mas 30% desse gasto é desperdiçado em armazenamento e retenção de dados desnecessários ou ineficientes.

Forrester

Uma maneira de gerenciar melhor os custos de dados é incorporar uma política de retenção de dados e atividades organizacionais apropriadas.

Política de Retenção de Dados

Uma política de retenção de dados é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas por uma organização para ditar por quanto tempo vários tipos de dados devem ser armazenados e como devem ser gerenciados ao longo de seu ciclo de vida. Esta política é crucial para manter a governação dos dados, garantir o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares e otimizar as práticas de gestão de dados.

Apenas 35% das empresas possuem uma política de retenção de dados em vigor.

IBM

No contexto de vendas, marketing e tecnologia online, uma política de retenção de dados pode especificar como os dados dos clientes, leads de vendas, dados de campanhas de marketing e outras informações relevantes devem ser tratados. Aqui estão os principais aspectos de uma política de retenção de dados:

  1. Períodos de retenção: Defina a duração pela qual os diferentes tipos de dados devem ser retidos. Isso pode variar de acordo com requisitos legais, padrões do setor e necessidades de negócios. Por exemplo, os registos financeiros podem ter de ser conservados durante vários anos, enquanto os dados de marketing temporários podem ter um período de conservação mais curto.
  2. Controle de acesso: Especifique quem tem acesso a vários tipos de dados na organização. O acesso deve ser restrito apenas ao pessoal autorizado para evitar uso ou divulgação não autorizada.
  3. Segurança de dados: Implementar medidas de segurança para salvaguardar os dados durante o seu período de conservação. Isso inclui criptografia, controles de acesso e auditorias regulares de segurança.
  4. Backup de dados: Faça backup dos dados regularmente para evitar perdas devido a falhas do sistema, corrupção de dados ou incidentes de segurança cibernética.
  5. Exclusão de dados: Definir procedimentos para a eliminação segura de dados quando estes atingem o final do seu período de conservação ou quando solicitado pelos titulares dos dados (ex. clientes). Garantir a conformidade com os regulamentos de privacidade de dados, como RGPD or CCPA.
  6. Trilhas de auditoria: Mantenha registros de auditoria para rastrear quem acessou os dados e quando, o que pode ser útil para fins de conformidade e segurança.
  7. Conformidade legal: Certifique-se de que a política de retenção de dados esteja alinhada com as leis e regulamentos aplicáveis. Consulte especialistas jurídicos para se manter atualizado sobre as mudanças nos requisitos.
  8. Treinamento e Conscientização: Treine os funcionários sobre a política de retenção de dados e conscientize regularmente sobre sua importância para garantir a conformidade.
  9. Revisão periódica: Revise e atualize regularmente a política de retenção de dados para se adaptar às mudanças nas necessidades de negócios e nos requisitos regulatórios.

Uma política de retenção de dados bem definida ajuda as organizações a gerenciar os dados de forma eficaz, reduzir os riscos associados a violações ou não conformidades de dados e otimizar os custos de armazenamento, retendo os dados apenas pelo tempo necessário.

Estratégias de redução de custos de dados

Existem várias maneiras pelas quais as empresas podem economizar dinheiro em custos de dados e, ao mesmo tempo, manter a integridade e a segurança dos dados. Aqui estão algumas estratégias de redução de custos, juntamente com exemplos:

  1. Limpeza e desduplicação de dados: Limpe regularmente dados de contato desatualizados, inválidos, duplicados e não qualificados no Customer Relationship Management (CRM) sistemas. Isso reduz os custos de armazenamento e garante que os esforços de vendas e marketing sejam direcionados para leads precisos e relevantes. Se precisar de ajuda para reduzir seus custos de dados do Salesforce, entre em contato conosco em DK New Media.

A Salesforce estima que 91% dos dados de CRM estão incompletos e 70% desses dados se deterioram e se tornam imprecisos anualmente. 

comida e microondas
  1. Arquivamento de dados e armazenamento em camadas: Mova dados mais antigos e acessados ​​com menos frequência para um armazenamento de arquivo econômico. Por exemplo, registros históricos de transações podem ser movidos para armazenamento de arquivo, liberando espaço de armazenamento primário caro.
  2. Otimização de backup: Avalie políticas e práticas de backup para reduzir a redundância e otimizar os custos de armazenamento. Implemente técnicas como desduplicação e compactação para minimizar os requisitos de armazenamento de backup. Considere mudar os backups para serviços de backup seguros e baseados em nuvem que oferecem opções de armazenamento econômicas. Os provedores de nuvem geralmente oferecem planos de armazenamento em camadas, onde os dados acessados ​​com menos frequência são armazenados a custos mais baixos.
  3. Gerenciamento do ciclo de vida dos dados: Estabeleça políticas claras de retenção de dados que determinem por quanto tempo os dados devem ser retidos. Exclua dados desnecessários, reduzindo custos de armazenamento e possíveis riscos legais. Implemente processos automatizados de exclusão de dados com base em políticas de retenção para evitar sobrecarga manual.
  4. Otimização de custos de nuvem: Monitore continuamente os recursos de nuvem do tamanho certo para corresponder ao uso. Isso pode incluir reduzir ou pausar recursos durante períodos de baixa demanda. Utilize serviços em nuvem como AWS Spot Instances ou Azure Reserved Instances para economizar em custos de computação.
  5. Compressão e criptografia de dados: Compacte os dados antes do armazenamento para reduzir os custos de armazenamento e, ao mesmo tempo, manter a acessibilidade. Implemente métodos de criptografia eficientes para proteger os dados sem aumentar significativamente os requisitos de armazenamento.
  6. Governança de dados e treinamento: Implemente práticas de governança de dados para garantir a qualidade e conformidade dos dados, reduzindo o risco de custos desnecessários devido a erros de dados. Treine os funcionários sobre as melhores práticas de gerenciamento de dados para evitar a dispersão acidental de dados e reduzir custos associados à criação desnecessária de dados.
  7. Análise de uso de dados: Audite e analise a coleta de dados e os padrões de uso para identificar e eliminar conjuntos de dados não utilizados ou subutilizados, liberando recursos de armazenamento.
  8. Negociações com fornecedores: Revise regularmente os contratos com provedores de armazenamento de dados para negociar melhores tarifas ou explorar opções mais econômicas. À medida que a largura de banda, o poder de computação e o armazenamento se tornam mais eficientes, os custos tangíveis estão caindo para os fornecedores. Manter seus contratos estáticos nem sempre é um requisito.
  9. Virtualização de dados: Implementar tecnologias que permitam acessar e utilizar dados sem duplicá-los e armazená-los em vários locais, reduzindo custos de armazenamento.

Espera-se que o Global DataSphere mais que duplique de tamanho entre 2022 e 2026. O Enterprise DataSphere crescerá duas vezes mais rápido que o Consumer DataSphere nos próximos cinco anos, colocando ainda mais pressão sobre as organizações empresariais para gerenciar e proteger os dados do mundo. ao mesmo tempo que cria oportunidades para ativar dados para benefícios empresariais e sociais.”

John Rydning, vice-presidente de pesquisa, Global DataSphere da IDC

Ao implementar estas estratégias, as empresas podem otimizar as suas práticas de gestão de dados, reduzir custos desnecessários e garantir que dados valiosos permanecem acessíveis e seguros.

Douglas Karr

Douglas Karr é CMO de AbrirINSIGHTS e o fundador da Martech Zone. Douglas ajudou dezenas de startups de MarTech bem-sucedidas, auxiliou na due diligence de mais de US$ 5 bilhões em aquisições e investimentos da Martech e continua a auxiliar empresas na implementação e automatização de suas estratégias de vendas e marketing. Douglas é um especialista e palestrante em transformação digital e MarTech reconhecido internacionalmente. Douglas também é autor publicado de um guia para leigos e de um livro sobre liderança empresarial.

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