Encontre o centro de gravidade para um ótimo design de apresentação

Design de apresentação

Todo mundo sabe que o PowerPoint é a linguagem dos negócios. O problema é que a maioria dos decks do PowerPoint nada mais é do que uma série de slides superestimados e muitas vezes confusos que acompanham solilóquios que induzem a soneca pelos apresentadores.

Tendo desenvolvido milhares de apresentações, identificamos as melhores práticas que são simples, mas raramente empregadas. Para isso, criamos Centro de gravidade, uma nova estrutura para a construção de apresentações. A ideia é que cada apresentação, cada slide e cada conteúdo em uma apresentação precisa de um ponto focal. Para fazer isso, é preciso pensar sobre as apresentações a partir de três pontos de vista: (1) macro, apresentação ampla, (2) slide a slide e (3) em um nível granular, onde cada pedaço de dados ou conteúdo dentro de cada slide é cuidadosamente considerado.

Design de apresentação do centro de gravidade

Pegue uma perspectiva macro

Para começar, pense nas apresentações de uma perspectiva macro, olhando para a sua apresentação como um todo. Qual é o ponto focal da sua apresentação, que torna o deck coeso e cristaliza o propósito da sua apresentação? Em seguida, vá um nível mais profundo. Cada slide deve promover intencionalmente o propósito do deck. Se isso não acontecer, você deve perguntar: qual é o propósito desse slide? Como isso se encaixa no quadro geral da apresentação?

Além disso, cada slide também deve ter seu próprio Centro de Gravidade, um foco que o mantém unido, dá equilíbrio e coesão. E, por último, aumente o zoom no conteúdo de cada slide. Examine cada parágrafo, cada gráfico, cada título. Cada item, tabela ou gráfico deve falar com o foco da apresentação, mas também precisa de seu próprio ponto focal. 

Deixe-me ilustrar com uma metáfora. Veja nosso sistema solar. O sol é o elemento central do sistema solar e exerce uma atração gravitacional em cada planeta. No entanto, cada planeta tem sua própria atração gravitacional. De maneira semelhante, cada slide, e cada objeto em cada slide, deve se comunicar com o centro de gravidade geral (ou seja, o sol). No entanto, como os planetas em nosso sistema solar, cada slide e cada objeto em cada slide também deve ter seu próprio foco, o que o mantém aterrado e coeso. 

Vamos revisar algumas estratégias e táticas para garantir que o foco seja mantido em cada nível. 

Considere o seu baralho como um todo

Sua apresentação como um todo deve ter uma grande ideia, tema ou objetivo. Precisa haver um propósito comum. Este deck está vendendo seu trabalho, suas ideias, sua pesquisa? Nesse caso, determine o (s) item (ns) que você está vendendo. Alternativamente, seu deck é simplesmente compartilhar seu trabalho, informando sem a necessidade de fazer o público agir. Se você estiver compartilhando, o que deseja que o público tire da apresentação? 

Visão de apresentação global

Considere o público

Em seguida, considere o público. Em um nível macro, pense sobre a composição de seu público, sejam clientes, gerenciamento ou a organização mais ampla. A maioria das apresentações não está bem calibrada para as necessidades do público. Em vez disso, eles são construídos a partir da perspectiva dos palestrantes, mas é importante segmentar seu público e construir sua história em torno deles. Porque eles estão aqui? Qual é o seu nível de especialização e funções? Quanto apetite eles têm por detalhes granulares, siglas e assim por diante? Quais são suas ansiedades profissionais, seus chamados para a ação? Eles são céticos ou crentes? Que tipo de resistência você enfrentará? As respostas ajudarão a definir como você constrói seu deck. Pensar profundamente sobre seu público antes de construir sua apresentaçãoajudará a otimizar seu 'impacto.

Por último, considere a coesão. Dê um passo para trás e veja o todo de uma perspectiva de design e narrativa. Primeiro, construa uma estrutura narrativa. Uma apresentação não é uma série de idéias desconexas, pontos de dados ou observações, mas a forma definitiva de narrativa multimídia. O design de apresentação é uma disciplina emergente que combina palavras, vídeo, animação, dados e qualquer mídia imaginável. 

Cada deck precisa de uma estrutura narrativa; começo, meio e fim, enquanto quebra os conceitos-chave em seções e subseções. Quanto mais complexo o assunto, mais organização é necessária. É necessário um identificador para agrupar conceitos, criar hierarquia e sequência. Começo delineando, o que constrói hierarquia por definição, depois passo para o storyboard (ou seja, cerca de nove ou 12 quadrados em uma folha) e faço esboços grosseiros, sem detalhes. Esse processo é uma forma de pegar informações complexas e construir uma narrativa visual. Usando uma combinação de delineamento e storyboard, o resultado será uma estrutura narrativa organizada com hierarquia intencional. 

Táticas de design

Quando se trata de táticas de design simples, a regra mais básica a seguir para construir coesão em seu deck é limitar animações e transições. Na verdade, limitar todo o movimento às transições básicas de desvanecimento é uma boa regra prática. A menos que você seja um designer ou animador habilidoso, deve ficar longe de animações e transições PPT. Dito isso, as transições de esmaecimento são uma ótima base para apresentações porque são fáceis, comumente usadas em filmes, mas não são extravagantes 

As próximas duas táticas estão relacionadas às fontes. Tente manter duas famílias de fontes em uma apresentação: uma para manchetes e títulos, outra para todo o resto (incluindo legendas e texto). Melhor ainda, use uma família de fontes, mas varie os pesos (por exemplo, negrito para manchetes e títulos, regular ou claro para texto e subtítulos). Costumo usar Franklin Gothic, que é uma fonte elegante e equilibrada. Calibri é uma ótima opção para texto de corpo e texto mais longo, pois seu tamanho de fonte menor economiza espaço, além de ser fácil de trabalhar. 

A próxima tática é a cor. Quando se trata de cores de fonte, tenda a usar uma cor ou tons da mesma cor, de preferência preto / cinza. Você pode dizer que é chato, mas a verdade é que o interesse visual é criado a partir de nuances no uso de fontes, não em um arco-íris de fontes coloridas. O interesse visual vem da hierarquia, fotos ou dados. Portanto, opte por uma ou duas fontes e limite o uso de cores. O ideal é usar uma cor para todas as cópias do corpo e diferentes tons da mesma cor para criar hierarquia. 

Cada slide, um ponto focal

apresentação slide de gravidade

Olhamos para o baralho globalmente; agora vamos cobrir slides individuais. Como você avalia um slide? Como você garante que cada um tenha um centro de gravidade para cada um? Novamente, cada slide deve promover o propósito geral da apresentação. Se não, por que está aí? No entanto, cada slide também precisa de seu próprio ponto focal. Deve haver hierarquia, equilíbrio e dicas visuais para tornar claro o significado do slide individual, ao mesmo tempo que distingue as informações mais importantes das menos importantes. 

Como nos outros níveis, existem táticas a serem empregadas no nível do slide. A sabedoria convencional para o design de slides é apresentar uma ideia por slide. O problema é que nem sempre isso é pragmático. Uma ideia por slide é uma ótima tática para palestras TED, mas nem sempre funciona para apresentações corporativas do dia a dia, certamente não para pesquisas ou apresentações complexas com muitos dados. 

Na maioria das apresentações corporativas, o “enchimento de slides” é inevitável. A solução é equilíbrio visual e hierarquia, então, em vez de focar em uma ideia por slide, o paradigma mais apropriado deve ser uma ideia em cada momento no tempo. Você pode ter quantas ideias forem necessárias em um determinado slide e quantas informações, mas a chave é controlar a atenção do público a cada momento. Trata-se de simplificar as conexões em tempo real entre imagens e palavras faladas, para garantir que o público não fique confuso. Os recursos visuais e as palavras devem estar claramente conectados o tempo todo.

Outra tática - simplificar. Talvez seja um pouco aspiracional, mas design limpo é legal. A curadoria e a edição criam simplicidade. Se você estiver em dúvida, a tendência deve ser cortar e colocar menos, em vez de mais, em cada slide. 

Em seguida, considere o espaço negativo que cerca uma passagem de texto, gráfico ou imagem. O espaço negativo ajuda a definir os limites em um slide e imagem e cria equilíbrio. Este é um conceito sutil, mas adiciona sofisticação ao design do slide. Você quer algum espaço negativo, mas não muito; é um equilíbrio que requer reflexão e prática. Esforce-se para alcançar o equilíbrio e os slides terão ordem e clareza visual. 

As margens são outra consideração tática. Poucas pessoas que não criam apresentações para viver se concentram em manter margens iguais em torno da parte inferior, superior, esquerda e direita. Do meu ponto de vista, as margens estão entre as ferramentas de design mais importantes disponíveis. Sempre se esforce para preservar as margens, mesmo que isso signifique reduzir gráficos, textos, fotos e objetos para fazê-los caber enquanto preserva as margens consistentes em seus slides. 

Por fim, considere o texto - discutimos a organização de slides e a simplicidade, mas o fato é que você enfrentará paredes de palavras com texto excessivamente empilhado. Como você cria hierarquia com paredes de palavras? Use o texto de forma oportunista. Sempre que você tiver uma grande passagem de texto, considere começar com um título de frase curta que resuma as principais conclusões da passagem. E separe o título destacando o texto do título em negrito, tornando-o um pouco maior e / ou tornando a cor da fonte mais escura do que a passagem.  

Por último, mas não menos importante, olhe dentro de cada slide

O último nível de zoom está olhando para cada objeto (ou seja, cada gráfico, parágrafo de texto, imagem, etc.) dentro de cada slide. Quando se trata de dados, cada gráfico, tabela e gráfico deve estar relacionado diretamente ao Centro de Gravidade geral. Considere seriamente a remoção de qualquer conjunto de dados se isso não promover o propósito geral da apresentação. Dito isso, cada gráfico, tabela e gráfico precisa de seu próprio foco, equilíbrio e hierarquia que os reúne. 

Dados de apresentação

Primeiro, reconheça que os dados são do seu bebê. Você gasta incontáveis ​​horas e dinheiro desenvolvendo seus dados e análises, e deseja compartilhá-los. O problema é que ninguém se importa muito com seu bebê (independentemente de quantas fotos de bebê você compartilhe) e ninguém se importa muito com seus dados. Ao apresentar seu trabalho, a maioria das pessoas compartilha dados em excesso porque não quer enganar ou confundir e, o mais importante, não quer deixar nada importante de fora. Dito isso, considere que a chave para sua função como apresentador é a curadoria, fornecendo informações perspicazes em vez de enterrar o público nisso. 

Separadamente, o design de dados usa as mesmas ferramentas do design de slides. Use as cores de forma adequada e criteriosa. O uso eficiente de espaço negativo cria hierarquia. No final do dia, os dados devem ser o herói, os pontos de dados mais importantes devem se destacar. Livre-se de rótulos e recipientes desnecessários, marcas de hash, linhas e legendas. Livre-se de sinos e apitos que criam desordem e confusão visual. Encontre a história nos dados e não compartilhe demais.

Para resumir um excelente design de dados em uma lista de pendências, existem três imperativos. Os dados precisam ser:

  • Limpar
  • Esclarecedor
  • Belo

Primeiro, os dados precisam ser facilmente acessível e preciso. Os eixos e a escala dos visuais, barras e linhas precisam ser precisos. A ênfase visual deve representar adequadamente os dados. Uma hierarquia visual apropriada deve fazer dos dados o herói, sem sinos e assobios supérfluos.

Em segundo lugar, são seus dados perspicaz? Os dados devem contar uma história e se conectar diretamente ao tema geral da apresentação. Se não houver nada de interessante sobre os dados, considere removê-los. Tenha cuidado ao calibrar a granularidade dos dados, porque quanto mais granular, mais difícil é enfatizar os insights. 

Terceiro, são os dados bonita, esteticamente? Você está usando a cor como uma ferramenta propositalmente? A visualização dos dados é o mais simples possível? Existem linhas, texto e formas em negrito onde necessário? Existe um amplo espaço negativo?

Ao projetar qualquer apresentação, considere seu desempenho em três níveis de zoom. Em cada nível, considere como ele se conecta ao Centro de Gravidade geral. E, ao mesmo tempo, também deve ter um ponto focal próprio que se mantenha coeso. Concentre-se nesses três níveis e sua apresentação levará o dia.

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