Sua lista de verificação para um festival de tecnologia de sucesso!

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Neste último fim de semana, demos o primeiro Música, Marketing e Tecnologia Centro-Oeste Evento (#MTMW) - um evento aqui em Indianápolis para arrecadar dinheiro para a Sociedade de Leucemia e Linfoma em memória do meu pai, que perdemos no ano passado. Este é o primeiro evento que eu organizo, então foi bastante assustador. No entanto, correu sem problemas e quero fornecer a outras pessoas uma ideia do porquê do seu sucesso.

Decidimos fazer um festival de tecnologia em vez da conferência comum e chata, para que as pessoas pudessem se descontrair e ser sociáveis, em vez de ficarem entediadas até as lágrimas com o próximo PowerPoint ruim. Os participantes ainda poderiam ter um a um com os patrocinadores para avaliar suas ofertas ... mas sem os discursos.

  • Caridade - independentemente do seu evento, você pode se sair bem garantindo que parte da receita do evento vá para uma instituição de caridade específica. Em nosso caso, doamos 100% dos rendimentos à sociedade de leucemia e linfoma. Tivemos até participantes que iniciaram suas próprias iniciativas de arrecadação de dinheiro que combinaram com as nossas! obrigado # run4doug
  • Patrocinadores - ter uma instituição de caridade nos permitiu sair e encontrar patrocinadores para sinalização, cartões-presente, equipe, comida e música. Trabalhamos com patrocinadores para ver como poderíamos manter os pacotes a um custo baixo negociando esforços com eles - e funcionou!
  • Local - o local certo é fundamental. Selecionamos o Rathskeller em Indianápolis - uma fantástica peça central de um bairro badalado da cidade com acesso de todos os lugares - havia uma cervejaria, um bar e um salão de baile - todos com palco e som para tocar música. A equipe estava lá para torná-lo um sucesso e superou todas as expectativas.
  • Relações públicas - Dittoe PRtrabalhou incansavelmente por meses para se conectar com a televisão, rádio, jornal e veículos de mídia online locais para promover o evento. O evento foi um grande sucesso graças aos seus esforços!
  • Mídias Sociais - postamos quase todos os dias em nosso site e nas redes sociais para continuar atraindo as pessoas. Também anunciamos no Facebook e no Twitter para aumentar a conscientização. Trabalhamos com Estratégias do Site, especialistas em pesquisa locais que promoveram o evento socialmente e em nosso programa de rádio de marketing.
  • Música - Uma variedade de músicas ... de Blues a Bluegrass e Folk a Jazz estiveram presentes. Até fizemos um concerto virtual de alta definição em nossa sala de tecnologia de Atmosfera.
  • Organização de eventos - Steve Gerardi é um promotor de eventos local e sabia tudo o que precisava ser planejado e executado em cada detalhe. Ele foi nada menos que incrível durante todo o planejamento e execução do evento.
  • Inscrição Online - Os participantes podiam pagar online e tínhamos uma lista de visitantes no portão, junto com um iPad onde podiam pagar com cartão de crédito. Em vez de ingressos, distribuímos pulseiras codificadas por cores onde os patrocinadores, adultos, crianças e bandas todos tinham sua própria cor para fácil identificação.
  • Signage - Precisávamos de itens promocionais, mapas, um pano de fundo com tapete vermelho para fotos, banners e folhetos ... e fizemos parceria com uma empresa incrível PERQ para fazer isso.
  • Prêmios - PERQ programou seu Quiosques FATWIN no evento onde todos os participantes puderam se inscrever e ganhar prêmios. Isso aumentou o tráfego de pedestres em nosso salão de tecnologia e nossos participantes voltaram para casa com um prêmio!
  • Parecer - Eu não posso enfatizar o quão importante o som foi. Com o equilíbrio certo de música e pessoas, todos estavam se divertindo muito com o evento, sem estar muito barulhento. As pessoas puderam conversar e ainda ouvir o incrível talento tocando ao fundo. O corredor de tecnologia caiu um degrau para que os patrocinadores recebessem mais atenção. Pyramid Sound Works liderado por Mike Ottinger liderou o som e foi incrível!
  • T-Shirts - The Art Press desenhou uma T-Shirt comemorativa do festival que esgotou (mas ainda pode encomendá-la online aqui até 10 de maio). Os funcionários tinham camisetas com STAFF estampadas nas costas. A Art Press também montou uma mesa de mercadorias que aceitava cartões de crédito e até construiu um site de pedidos online para que as pessoas pudessem comprar uma camisa mais tarde!
  • Food & Drink - para contrastar com o incrível menu alemão, também alistamos um incrível pizzaria local de Nova York para estacionar o food truck no portão do evento. Ambos os locais disseram que fizeram vendas fantásticas ... e a multidão estava com fome! Embora parte do local fosse um bar, também tínhamos o salão de baile disponível, caso as pessoas não se sentissem à vontade para beber.
  • Estações de carregamento - Todo mundo tem um telefone e todos precisam ser carregados. Felizmente para nós, Powerqube entregou uma paleta de seus incríveis carregadores inteligentes e todos puderam tirar fotos e compartilhá-las ao longo do dia! Pilhas esgotadas significam que não há compartilhamento !!!
  • Vídeo e fotos - trouxemos o melhor fotógrafo de eventos no estado, Paul D'Andrea. E tivemos Isaac Daniel, um cinegrafista talentoso quem se especializou em contar histórias vem com uma equipe, uma coleção de câmeras e GoPros e energia ininterrupta. (Os vídeos estão sendo baixados e mixados enquanto escrevo isso).

arte-imprensa-t-shirt

O que nós sentimos?

Embora tenha sido um grande evento, acredito que perdemos alguns itens:

  1. Programas - Um mini-programa teria sido ótimo para receber pessoas, fornecendo links importantes, descrições de patrocinadores e uma programação para eles!
  2. Visitas de patrocinadores - Acho que um cartão do tipo Bingo, em que as pessoas precisam obter um selo de cada patrocinador para jogar FATWIN, teria direcionado mais tráfego para cada estande de tecnologia.

Apenas uma nota - fui nomeado para o Homem e Mulher do Ano campanha e você ainda pode doar até 10 de maio!

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