Desduplicação: práticas recomendadas para evitar ou corrigir dados duplicados do cliente

Práticas recomendadas de desduplicação de dados para CRM

Dados duplicados não apenas reduzem a precisão dos insights de negócios, mas também comprometem a qualidade da experiência do cliente. Embora as consequências de dados duplicados sejam enfrentadas por todos - gerentes de TI, usuários de negócios, analistas de dados - elas têm o pior impacto nas operações de marketing de uma empresa. Como os profissionais de marketing representam as ofertas de produtos e serviços da empresa no setor, dados insuficientes podem desfigurar rapidamente a reputação da sua marca e levar a experiências negativas para o cliente. A duplicação de dados no CRM da empresa ocorre por uma série de motivos.

De um erro humano a clientes fornecendo informações ligeiramente diferentes em diferentes pontos no tempo no banco de dados organizacional. Por exemplo, um consumidor lista seu nome como Jonathan Smith em um formulário e Jon Smith no outro. O desafio é agravado por um banco de dados crescente. Freqüentemente, é cada vez mais difícil para os administradores controlar o banco de dados e também os dados relevantes. É cada vez mais desafiador garantir que o banco de dados da organização permaneça preciso ”.

Natik Ameen, especialista em marketing da Canz Marketing

Neste artigo, veremos os diferentes tipos de dados duplicados e algumas estratégias úteis que os profissionais de marketing podem usar para desduplicar os bancos de dados de sua empresa.

Diferentes tipos de dados duplicados

Os dados duplicados geralmente são explicados como uma cópia do original. Mas existem diferentes tipos de dados duplicados que adicionam complexidade a este problema.

  1. Duplicatas exatas na mesma fonte - Isso acontece quando os registros de uma fonte de dados são transferidos para outra fonte de dados sem considerar nenhuma técnica de correspondência ou mesclagem. Um exemplo seria copiar informações do CRM para uma ferramenta de marketing por email. Se o seu cliente assinou a sua newsletter, então o registro dele já está presente na ferramenta de email marketing e a transferência de dados do CRM para a ferramenta criará cópias duplicadas da mesma entidade. 
  2. Duplicatas exatas em várias fontes - Duplicatas exatas em fontes múltiplas geralmente surgem devido a iniciativas de backup de dados em uma empresa. As organizações tendem a resistir às atividades de eliminação de dados e a armazenar todas as cópias dos dados que têm em mãos. Isso leva a fontes díspares contendo informações duplicadas.
  3. Variando duplicatas em várias fontes - Podem existir duplicatas com informações variadas também. Isso geralmente ocorre quando os clientes passam por alterações de sobrenome, cargo, empresa, endereço de e-mail, etc. E, como há diferenças notáveis ​​entre os registros antigos e novos, as informações recebidas são tratadas como uma nova entidade.
  4. Duplicatas não exatas na mesma ou em várias fontes - Uma duplicata não exata é quando um valor de dados significa a mesma coisa, mas é representado de maneiras diferentes. Por exemplo, o nome Dona Jane Ruth pode ser salvo como Dona J. Ruth ou DJ Ruth. Todos os valores de dados representam a mesma coisa, mas quando comparados por meio de técnicas simples de correspondência de dados, eles são considerados não correspondências.

A desduplicação pode ser um processo muito complexo, pois consumidores e empresas costumam modificar seus dados de contato com o tempo. Existe uma variação na forma como eles inserem todos os campos de dados - de seu nome, endereço (s) de e-mail, endereço residencial, endereço comercial, etc.

Aqui está uma lista de 5 práticas recomendadas de desduplicação de dados que os profissionais de marketing podem começar a usar hoje.

Estratégia 1: Faça verificações de validação na entrada de dados

Você deve ter controles de validação rígidos em todos os sites de entrada de dados. Isso envolve a garantia de que os dados de entrada estejam em conformidade com o tipo e formato de dados necessários e estejam entre os intervalos aceitáveis. Isso pode ajudar muito a tornar seus dados completos, válidos e precisos. Além disso, é crucial que seu fluxo de trabalho de entrada de dados não seja apenas configurado para criar novos registros, mas primeiro procure e descubra se o conjunto de dados contém um registro existente que corresponda ao de entrada. E, nesses casos, ele apenas localiza e atualiza, em vez de criar um novo registro. Muitas empresas incorporaram verificações para que o cliente resolva também seus próprios dados duplicados.

Estratégia 2: Execute a desduplicação usando ferramentas automatizadas

Use self-service software de desduplicação de dados que pode ajudá-lo a identificar e limpar registros duplicados. Essas ferramentas podem padronizar dados, encontram correspondências exatas e não exatas com precisão e também reduzem o trabalho manual de examinar milhares de linhas de dados. Certifique-se de que a ferramenta oferece suporte para importar dados de uma ampla variedade de fontes, como planilhas do Excel, banco de dados CRM, listas, etc.

Estratégia 3: use técnicas de desduplicação específicas de dados

Dependendo da natureza dos dados, a desduplicação de dados é realizada de forma diferente. Os profissionais de marketing devem ter cuidado ao desduplicar dados, porque a mesma coisa pode significar algo diferente em vários atributos de dados. Por exemplo, se dois registros de dados coincidirem em um endereço de e-mail, há uma grande probabilidade de que sejam duplicados. Mas se dois registros coincidirem no endereço, então não é necessariamente uma duplicata, porque duas pessoas pertencentes à mesma família podem ter assinaturas separadas em sua empresa. Portanto, certifique-se de implementar atividades de desduplicação, mesclagem e eliminação de dados de acordo com o tipo de dados que seus conjuntos de dados contêm.

Estratégia 4: Obtenha o registro mestre de ouro por meio do enriquecimento de dados

Depois de determinar a lista de correspondências existentes em seu banco de dados, é crucial analisar essas informações antes que as decisões de mesclagem ou eliminação de dados possam ser tomadas. Se houver vários registros para uma única entidade e alguns representarem informações imprecisas, é melhor eliminar esses registros. Por outro lado, se as duplicatas estiverem incompletas, a mesclagem de dados é a melhor escolha, pois permitirá o enriquecimento de dados, e os registros mesclados podem agregar mais valor ao seu negócio. 

De qualquer forma, os profissionais de marketing devem trabalhar para obter uma visão única de suas informações de marketing, chamada de disco mestre de ouro.

Estratégia 5: monitorar indicadores de qualidade de dados

Um esforço contínuo para manter seus dados limpos e desduplicados é a melhor maneira de executar sua estratégia de desduplicação de dados. Uma ferramenta que oferece perfis de dados e recursos de gerenciamento de qualidade pode ser de grande utilidade aqui. É imperativo para os profissionais de marketing ficarem atentos ao quão precisos, válidos, completos, únicos e consistentes são os dados usados ​​nas operações de marketing.

À medida que as organizações continuam a adicionar aplicativos de dados a seus processos de negócios, tornou-se necessário que todo profissional de marketing tenha estratégias de desduplicação de dados em vigor. Iniciativas como o uso de ferramentas de desduplicação de dados e o design de melhores fluxos de trabalho de validação para criar e atualizar registros de dados são algumas estratégias cruciais que podem permitir a qualidade confiável dos dados em sua organização.

Sobre Data Ladder

Data Ladder é uma plataforma de gerenciamento de qualidade de dados que auxilia as empresas na limpeza, categorização, padronização, desduplicação, criação de perfil e enriquecimento de seus dados. Nosso software de correspondência de dados líder do setor ajuda a encontrar registros correspondentes, mesclar dados e remover duplicatas usando a correspondência difusa inteligente e algoritmos de aprendizado de máquina, independentemente de onde seus dados estejam e em qual formato.

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