9 maneiras de otimizar seus eventos B2B com tecnologia de eventos

Tecnologia de Eventos

Novo em sua pilha Martech: Software de gerenciamento de eventos

Os planejadores de eventos e profissionais de marketing têm muito a fazer. Encontrar grandes palestrantes, fazer curadoria de conteúdo incrível, vender patrocínios e proporcionar uma experiência excepcional para os participantes abrangem uma pequena porcentagem de suas atividades diárias. Mesmo assim, são atividades que ocupam muito tempo.

É por isso que os organizadores de eventos B2B estão cada vez mais adicionando Event Tech à sua pilha Martech. Na CadmiumCD, passamos mais de 17 anos criando e polindo as melhores soluções de software possíveis para os desafios exclusivos dos planejadores de eventos.

Hoje, vamos detalhar alguns dos processos que os organizadores podem simplificar com a Event Tech.

1. Colete e analise os envios da conferência

Um dos maiores desafios que os planejadores de eventos B2B enfrentam é a curadoria de um ótimo conteúdo. Queremos palestrantes que estimulem a ação, eduquem e entretenham nossos participantes. É importante que a apresentação de cada palestrante esteja de acordo com nossa missão.

Fazer uma chamada de artigos é uma ótima maneira de garantir um bom conteúdo para o seu evento. Gerenciar todos esses envios, no entanto, não é fácil.

É aí que entra a Event Tech. Adicionando submissões e software de revisão, como o Scorecard abstrato, para sua pilha Martech é uma ótima maneira de gerenciar todos os envios que você receberá.

Você também pode reunir um comitê de especialistas do setor que podem revisar as inscrições e recomendar o conteúdo. Aqui está um artigo sobre como um usuário realmente aumentou sua taxa de resposta de revisor para 100%

2. Gerenciar aqueles alto-falantes chatos

Depois de selecionar o conteúdo do seu evento, o próximo desafio é gerenciamento de alto-falantes. Os alto-falantes são notoriamente difíceis de gerenciar. Rastrear envios por e-mail e planilhas é uma maneira de fazer isso, mas não é o ideal.

Acontece que os alto-falantes estão ocupados. Eles costumam ser especialistas em seus campos específicos e têm uma enorme quantidade de trabalho que não está relacionada ao seu evento. Freqüentemente, eles nem mesmo são pagos para falar em seu evento.

Tecnologia de eventos como o Colheitador de conferências pode ajudá-lo a rastrear os resultados e fazer um acompanhamento eficaz com seus alto-falantes. Os palestrantes também vão gostar, porque recebem uma lista de tarefas simples que eles (ou seus assistentes) podem concluir aos poucos. 

3. Planejar e programar sessões

As planilhas também podem ser úteis para planeje e agende suas sessões, mas, novamente, não é o ideal. A Event Tech permite que você planeje e crie uma programação em torno do conteúdo que você selecionou durante o processo de revisão. Você pode atribuir palestrantes a salas de apresentação e gerenciar informações por meio de um sistema de gerenciamento de conteúdo de eventos.

A melhor parte é que isso atualiza o conteúdo do site do seu evento e do aplicativo do evento, para que os participantes sempre tenham acesso ao conteúdo e à programação mais recentes.

4. Vender espaço de estande e patrocínios

Para a maioria dos eventos B2B, a receita é um dos marcadores mais importantes de sucesso. Isso geralmente envolve a realização de uma feira comercial ou a venda de oportunidades de patrocinador. Podem ser simples banners de anúncios no site do seu evento, uma sessão patrocinada ou gráficos em seu ônibus. Digital ou não - planejadores de reuniões querem maximizar sua receita com todos os recursos disponíveis.

O desafio é que isso aumenta a pressão sobre você e sua equipe de vendas. Event Tech alivia essa pressão. Jackie Stasch, gerente sênior de relações corporativas, por exemplo, usa a Expo Harvester para alcançar o sucesso de vendas da Expo.

Os expositores apreciam isso porque podem comprar espaço para estandes e itens de patrocínio e, em seguida, enviar os recursos de apoio que os planejadores precisam, tudo em um só lugar. Para planejadores, este é um ambiente perfeito para rastrear os resultados e manter o controle sobre as oportunidades que eles venderam.

5. Gerenciar as comunicações antes, durante e depois do evento

Além de acompanhar palestrantes e expositores sobre as tarefas a serem cumpridas, é importante ter um canal direto para atingir os participantes. O Event Tech vem com ferramentas de comunicação integradas, como e-mail e notificações push no aplicativo. Você pode segmentar listas com base em tarefas concluídas e enviar mensagens com modelos de e-mail predefinidos.

Existem também ferramentas como eventScribe Boost que permitem que os planejadores se comuniquem com os membros da equipe e outras partes interessadas no local, dão aos palestrantes acesso a ferramentas aprimoradas para enviar conteúdo de última hora e enviar mensagens aos participantes quando a programação muda.

6. Envolva os participantes nas atividades no local

Engajamento é a palavra da moda para planejadores de eventos atualmente. Também é algo que os profissionais de marketing desejam. A condução de ações rastreáveis ​​mostra que seus programas estão funcionando. A interação com seu conteúdo e stakeholders demonstra ROI para stakeholders internos e externos.

Aqui estão apenas algumas maneiras rápidas de adicionar Event Tech à sua pilha Martech pode ajudar a envolver os participantes:

7. Compartilhe conteúdo com os participantes

Os profissionais de marketing sabem o valor do conteúdo. Os profissionais de marketing que usam eventos B2B como parte de suas estratégias sabem que muito conteúdo acontece em tempo real nos eventos. Ter uma maneira de capturar e distribuir esse conteúdo para participantes e não participantes é crucial.

Adicionar tecnologia de evento, como procedimentos de conferência, ao seu evento e, em seguida, compartilhar vídeos com áudio e slides sincronizados com seu banco de dados é uma ótima maneira de fazer isso. Ter um canal de distribuição como os sites e aplicativos do eventScribe também é importante.

Muitos participantes já terão baixado o aplicativo, então tudo que você precisa fazer é enviar uma notificação push ou e-mail e voila !, seus assinantes terão acesso instantâneo a todo o conteúdo da conferência. É como pegar suas sessões de conferência e reaproveitá-las em dezenas ou até centenas de webinars!

8. Reúna e analise os resultados

Os melhores eventos B2B são eventos orientados por dados. Adicionar Event Tech à sua pilha Martech pode ajudá-lo a trazer novos insights para seus relatórios. Rastrear downloads de aplicativos, uploads de conteúdo, dados demográficos e muito mais é simples por meio de ferramentas como myCadmium, por exemplo.

A coleta de dados qualitativos e quantitativos dos participantes também é facilitada por ferramentas de avaliação de conferências como Ímã de pesquisa. Os planejadores de eventos e profissionais de marketing podem usar esses dados para criar novos produtos, melhorar a experiência dos participantes ou determinar as necessidades de conteúdo para seus eventos futuros.

9. Selecione os vencedores do prêmio

Os programas de premiação também são uma grande parte dos eventos B2B. Identificando e reconhecendo líderes da indústria, por exemplo, é uma ótima maneira de se tornar um líder inovador e estabelecer legitimidade em torno de seu evento B2B. O desafio é classificar todas as inscrições e escolher as pessoas certas.

A tecnologia de eventos, como o cartão de pontuação dos prêmios, é um ótimo complemento para o seu estoque de Martech. Ele permite que planejadores e profissionais de marketing gerenciar envios, designe juízes para revisar grupos e selecionar destinatários com base no feedback coletivo.

 Sobre CadmiumCD

Como planejador de eventos ou profissional de marketing, você já tem o suficiente com que se preocupar. Adicionar Event Tech à sua pilha Martech é uma ótima maneira de coletar, gerenciar e compartilhar conteúdo com todas as partes interessadas envolvidas.

A Event Tech reúne seus eventos B2B, otimizando suas atividades de planejamento de eventos e economizando tempo e dinheiro para sua organização.

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