Reuniões: A Morte da Produtividade Americana
Reuniões em empresas são caras, interrompem a produtividade e muitas vezes são uma absoluta perda de tempo. Aqui estão três tipos de reuniões que prejudicam a produtividade de um negócio e podem prejudicar irreparavelmente a cultura:
- Reuniões para evitar responsabilidade. Provavelmente, você contratou alguém responsável para fazer o trabalho. Se você está realizando uma reunião para decidir por eles... ou pior... tirar a decisão deles, você está cometendo um erro. Se você não confia na pessoa para fazer o trabalho, demita-a.
- Reuniões para espalhar o consenso. Isso é um pouco diferente… normalmente realizado pelo tomador de decisão. Ele ou ela não está confiante em sua decisão e está com medo das repercussões. Ao realizar uma reunião e obter o consenso da equipe, eles desejam espalhar a culpa e reduzir sua responsabilidade.
- Reuniões para ter reuniões. Não há nada pior do que interromper o dia de alguém para a reunião diária, semanal ou mensal em que não há agenda e nada acontece. Essas reuniões são incrivelmente caras para uma empresa, muitas vezes custando milhares de dólares cada.
Cada reunião deve ter um objetivo que não pode ser alcançado de forma independente... talvez fazer um brainstorming, comunicar uma mensagem importante ou dividir um projeto e atribuir tarefas. Toda empresa deve fazer uma regra – uma reunião sem objetivo e agenda deve ser negada pelo convidado.
Por que as reuniões são uma merda
Por que as reuniões são uma merda? Que passos você pode tomar para tornar as reuniões produtivas? Tentei responder a todas essas perguntas nesta apresentação bem-humorada (mas honesta) sobre reuniões que fiz há cerca de uma década.
Esta é uma visão aprimorada da apresentação que fiz pessoalmente. Esta apresentação em Reuniões vem vindo há algum tempo, escrevi sobre reuniões e produtividade no passado. Já participei de muitas reuniões, e a maioria delas foi uma terrível perda de tempo.
Quando comecei meu próprio negócio, descobri que deixava muito tempo para ser sugado da minha agenda por reuniões. Estou muito mais disciplinado agora. Se tenho trabalho ou projetos para fazer, começo a cancelar e reagendar reuniões. Se você estiver prestando consultoria para outras empresas, seu tempo é tudo que você tem. As reuniões podem consumir esse tempo mais rápido do que qualquer outra atividade.
Em uma economia onde a produtividade deve aumentar e os recursos estão diminuindo, você pode querer dar uma olhada nas reuniões para encontrar oportunidades de melhorar ambos.
Algumas pessoas coçam a cabeça quando estou atrasado para uma reunião ou porque recuso as reuniões. Eles acham que é rude eu chegar tarde ... ou nem aparecer. O que eles nunca reconhecem é que nunca estou atrasado para uma reunião digna. Acho rude eles terem feito a reunião ou me convidado para começar.
10 Regras para Reuniões
- As reuniões dignas devem ter um agenda isso inclui quem está presente, por que cada um deles está lá e qual é o objetivo da reunião.
- As reuniões dignas são chamadas quando necessário. As reuniões que estão em uma programação repetida devem ser canceladas se não houver nenhuma meta a ser alcançada na reunião daquele dia.
- Reuniões dignas reúnem as mentes certas para trabalhar como Profissionais para resolver um problema, desenvolver um plano ou implementar uma solução. Quanto mais pessoas forem convidadas, mais difícil será obter consenso.
- Reuniões dignas não são o lugar para ataque ou tentar constranger outros membros.
- As reuniões dignas são um lugar de respeito, inclusão, trabalho em equipe e apoio.
- As reuniões dignas começam com um conjunto de metas para completar e terminar com um plano de ação de quem, o quê e quando fará o trabalho.
- As reuniões dignas têm membros que mantêm a tópico no bom caminho para que o tempo coletivo de todos os membros não seja desperdiçado.
- As reuniões dignas devem ter um localização que é bem conhecido de antemão por todos os membros.
- Reuniões dignas não são o lugar para evitar a responsabilidade pessoal pelo seu trabalho e tentar cubra sua bunda (isso é e-mail).
- Reuniões dignas não são o lugar para se exibir e tentar obter uma audiência (isso é uma conferência).
Como ter uma reunião produtiva
Muitos anos atrás, passei por uma aula de liderança onde eles nos ensinaram como fazer reuniões. Isso pode parecer engraçado, mas a despesa de reuniões com grandes organizações é significativa. Ao otimizar cada reunião, você economizou dinheiro, recuperou o tempo dos indivíduos e construiu suas equipes em vez de prejudicá-los.
As reuniões da equipe tiveram:
- Líder – a pessoa que está realizando a reunião com um objetivo ou objetivos específicos em mente.
- Escriba – uma pessoa que documenta as notas da reunião e o plano de ação para distribuição.
- Cronometrista – uma pessoa cuja responsabilidade é manter a reunião e os segmentos individuais da reunião no horário.
- Porteiro – uma pessoa cuja responsabilidade é manter a reunião e segmentos individuais da reunião sobre o tema.
Os últimos 10 minutos ou mais de cada reunião foram usados para desenvolver um Plano de ação. O Plano de Ação tinha três colunas - Quem, o quê e quando. Definido em cada ação estava quem faria o trabalho, quais eram os resultados mensuráveis e quando eles seriam entregues. Cabia aos líderes responsabilizar as pessoas pelos resultados acordados. Ao instituir essas regras para reuniões, deixamos de ser interrupções e passamos a torná-las produtivas.
Eu o desafio a pensar em cada reunião que você está tendo, se está gerando receita, se é produtiva e como você está gerenciando-as. eu utilizo agendamento de compromissos e muitas vezes me pergunto quantas reuniões eu realmente teria se as pessoas que me convidaram tivessem que pagar uma taxa com cartão de crédito para agendá-las! Você ainda o teria se tivesse que pagar a próxima reunião com seu salário?