Padronização de Endereço 101: Benefícios, Métodos e Dicas

Padronização de Endereço 101: Benefícios, Métodos e Dicas

Quando foi a última vez que você encontrou todos os endereços em sua lista seguindo o mesmo formato e sem erros? Nunca, certo?

Apesar de todas as etapas que sua empresa pode tomar para minimizar erros de dados, problemas de qualidade de dados – como erros de ortografia, campos ausentes ou espaços à esquerda – devido à entrada manual de dados – são inevitáveis. De fato, o professor Raymond R. Panko em seu artigo publicado destacou que os erros de dados da planilha, especialmente de pequenos conjuntos de dados, podem variar entre 18% e 40%.  

Para combater esse problema, a padronização de endereços pode ser uma ótima solução. Este post destaca como as empresas podem se beneficiar da padronização de dados e quais métodos e dicas devem ser consideradas para obter os resultados pretendidos.

O que é padronização de endereços?

A padronização de endereços, ou normalização de endereços, é o processo de identificação e formatação de registros de endereços de acordo com os padrões de serviço postal reconhecidos, conforme estabelecido em um banco de dados autorizado, como o do Serviço Postal dos Estados Unidos (USPS).

A maioria dos endereços não segue o padrão USPS, que define um endereço padronizado como um endereço totalmente escrito, abreviado usando as abreviações padrão do Serviço Postal ou conforme mostrado no arquivo ZIP+4 do Serviço Postal atual.

Padrões de endereçamento postal

A padronização de endereços torna-se uma necessidade premente para empresas que possuem entradas de endereço com formatos inconsistentes ou variados devido a detalhes de endereço ausentes (por exemplo, códigos ZIP+4 e ZIP+6) ou erros de pontuação, maiúsculas e minúsculas, espaçamento e ortografia. Um exemplo disso é dado abaixo:

Endereços de correspondência padronizados

Conforme visto na tabela, todos os detalhes de endereço têm um ou vários erros e nenhum atende às diretrizes exigidas do USPS.

Padronização de endereços não deve ser confundido com correspondência de endereço e validação de endereço. Embora existam semelhantes, a validação de endereço trata de verificar se um registro de endereço está em conformidade com um registro de endereço existente no banco de dados do USPS. A correspondência de endereço, por outro lado, consiste em combinar dois dados de endereço semelhantes para verificar se se refere à mesma entidade ou não.

Benefícios da padronização de endereços

Além dos motivos óbvios de limpeza de anomalias de dados, a padronização de endereços pode fornecer uma série de benefícios para as empresas. Esses incluem:

  • Economize tempo verificando endereços: sem padronizar os endereços, não há como suspeitar se a lista de endereços usada para a campanha de mala direta é precisa ou não, a menos que os e-mails sejam devolvidos ou não tenham respostas. Ao normalizar endereços variados, horas de trabalho substanciais podem ser economizadas pela equipe vasculhando centenas de endereços de correspondência para precisão.
  • Reduza os custos de envio: As campanhas de mala direta podem levar a endereços errados ou incorretos que podem criar problemas de cobrança e envio em campanhas de mala direta. A padronização de endereços para melhorar a consistência dos dados pode reduzir e-mails devolvidos ou não entregues, resultando em taxas de resposta de mala direta mais altas.
  • Elimine endereços duplicados: formatos e endereços variados com erros podem resultar no envio de duas vezes mais e-mails para contatos, o que pode diminuir a satisfação do cliente e a imagem da marca. Limpar suas listas de endereços pode ajudar sua empresa a economizar custos de entrega desperdiçados.

Como padronizar endereços?

Qualquer atividade de normalização de endereço deve atender às diretrizes do USPS para que valha a pena. Usando os dados destacados na Tabela 1, veja como os dados de endereço aparecerão após a normalização.

Antes e depois da padronização de endereços

A padronização de endereços envolve um processo de 4 etapas. Isso inclui:

  1. Endereços de importação: reúna todos os endereços de várias fontes de dados – como planilhas do Excel, bancos de dados SQL, etc. – em uma única planilha.
  2. Dados de perfil para inspecionar erros: realizar perfis de dados usando para entender o escopo e o tipo de erros presentes em sua lista de endereços. Isso pode lhe dar uma ideia aproximada das áreas problemáticas em potencial que precisam ser corrigidas antes de realizar qualquer tipo de padronização.  
  3. Limpe os erros para atender às diretrizes do USPS: Depois que todos os erros forem detectados, você poderá limpar os endereços e padronizá-los de acordo com as diretrizes do USPS.
  4. Identifique e remova endereços duplicados: para identificar endereços duplicados, você pode pesquisar por contagens duplas em sua planilha ou banco de dados ou usar números exatos ou correspondência difusa para desduplicar entradas.

Métodos de Padronização de Endereços

Existem duas abordagens distintas para normalizar endereços em sua lista. Esses incluem:

Scripts e ferramentas manuais

Os usuários podem encontrar manualmente scripts de execução e suplementos para normalizar endereços de bibliotecas por meio de vários

  1. Linguagens de programação: Python, JavaScript ou R podem permitir que você execute correspondência de endereço difusa para identificar correspondências de endereço inexatas e aplicar regras de padronização personalizadas para atender aos seus próprios dados de endereço.
  2. Repositórios de codificação: GitHub fornece modelos de código e USPS API integração que você pode usar para verificar e normalizar endereços.  
  3. Interfaces de programação de aplicativos: Serviços de terceiros que podem ser integrados via API para analisar, padronizar e validar endereços de correspondência.
  4. Ferramentas baseadas em Excel: suplementos e soluções como YAddress, AddressDoctor Excel Plugin ou excel VBA Master podem ajudá-lo a analisar e padronizar seus endereços em seus conjuntos de dados.

Alguns benefícios de seguir esse caminho é que é barato e pode ser rápido para normalizar dados para pequenos conjuntos de dados. No entanto, o uso desses scripts pode desmoronar além de alguns milhares de registros e, portanto, não é adequado para conjuntos de dados muito grandes ou espalhados por fontes diferentes.

Software de verificação de endereço

Um software de verificação e normalização de endereço pronto para uso também pode ser usado para normalizar os dados. Normalmente, essas ferramentas vêm com componentes específicos de validação de endereço – como um banco de dados USPS integrado – e têm perfis de dados prontos para uso e componentes de limpeza, juntamente com algoritmos de correspondência difusa para padronizar endereços em escala.

Também é importante que o software tenha CASS certificado do USPS e atende ao limite de precisão exigido em termos de:

  • Codificação de 5 dígitos – aplicando o CEP de 5 dígitos ausente ou incorreto.
  • Codificação ZIP+4 – aplicando o código de 4 dígitos ausente ou incorreto.
  • Indicador de entrega residencial (RDI) – determinar se um endereço é ou não residencial ou comercial.
  • Validação do ponto de entrega (PDS) – determinando se um endereço pode ou não ser entregue até o número da suíte ou apartamento.
  • Linha de viagem aprimorada (eLOT) – um número de sequência que indica a primeira ocorrência de entrega feita na faixa add-on dentro da rota da transportadora, e o código ascendente/descendente indica o pedido de entrega aproximado dentro do número de sequência. 
  • Link do Sistema de Conversão de Endereço Localizável (LACS Link) – um método automatizado de obtenção de novos endereços para municípios locais que implementaram um sistema de emergência 911.
  • suíteLink® permite que os clientes forneçam informações de endereçamento de negócios aprimoradas adicionando informações secundárias conhecidas (conjunto) a endereços comerciais, o que permitirá o sequenciamento de entrega do USPS onde de outra forma não seria possível.
  • E mais…

As principais vantagens são a facilidade com que ele pode verificar e padronizar dados de endereço armazenados em sistemas diferentes, incluindo CRMs, RDBMs e repositórios baseados em Hadoop e dados de geocodificação para gerar valores de longitude e latitude.

Quanto às limitações, essas ferramentas podem custar muito mais do que os métodos manuais de normalização de endereços.

Qual método é melhor?

Escolher o método certo para aprimorar suas listas de endereços depende inteiramente do volume de seus registros de endereços, pilha de tecnologia e cronograma do projeto.

Se sua lista de endereços for inferior a cinco mil registros, padronizá-la por meio de Python ou JavaScript pode ser uma opção melhor. No entanto, se a obtenção de uma única fonte de verdade para endereços usando dados espalhados em várias fontes em tempo hábil for uma necessidade premente, um software de padronização de endereços com certificação CASS pode ser uma opção melhor.