Sobre sua próxima reunião

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Tenho pensado muito em reuniões recentemente. Postagem de Seth em eventos anuais da empresa me inspirou a começar a formular este post. Como uma pessoa que trabalha com um único funcionário, tenho que ser absolutamente cuidadoso com a quantidade de reuniões que participo e que não geram receita.

Todos os dias, sou convidado para uma reunião - normalmente uma xícara de café ou um almoço. Na maioria das vezes, são relações profissionais ou até leads, portanto, não geram receita hoje, mas amanhã pode levar a alguma coisa. Essas reuniões são incrivelmente empolgantes ... normalmente, um brainstorming ou uma estratégia sobre uma empresa, seu marketing ou uma tecnologia em ascensão.

Isso é bem diferente de quando eu costumava trabalhar em grandes empresas que realizavam reuniões diariamente. Reuniões em empresas são caras, interrompem a produtividade e muitas vezes são uma perda de tempo absoluta. Este é o tipo de reunião que prejudica a cultura de uma empresa:

  • Reuniões realizadas para encontrar consenso. Provavelmente, você contratou alguém que é responsável por fazer o trabalho. Se você está realizando uma reunião para decidir por eles ... ou pior ... para tirar a decisão deles, você está cometendo um erro. Se você não confia na pessoa para fazer o trabalho, demita-a.
  • Reuniões para espalhar o consenso. Isso é um pouco diferente ... normalmente mantido pelo tomador de decisão. Ele ou ela não está confiante em sua decisão e tem medo das repercussões. Ao realizar uma reunião e obter consenso da equipe, eles estão tentando espalhar a culpa e reduzir sua responsabilidade.
  • Reuniões para ter reuniões. Não há nada pior do que interromper o dia de alguém para uma reunião diária, semanal ou mensal em que não há agenda e nada acontece. Essas reuniões são incrivelmente caras para uma empresa, frequentemente custando milhares de dólares.

Cada reunião deve ter uma meta que não pode ser alcançada independentemente ... talvez um brainstorming, comunicando uma mensagem importante ou dividindo um projeto e atribuindo tarefas. Toda empresa deve estabelecer uma regra - uma reunião sem objetivo e agenda deve ser negada pelo convidado.

Há muitos anos, passei por uma aula de liderança em que eles nos ensinaram como fazer reuniões. Isso pode parecer engraçado, mas as despesas com reuniões para grandes organizações são significativas. Ao otimizar cada reunião, você economizou dinheiro, tempo e formou suas equipes em vez de prejudicá-las.

As reuniões da equipe tinham um líder, um escriba (para fazer anotações), um cronometrista (para garantir que a reunião fosse no horário), e um porteiro (para manter o tópico). O cronometrista e o guardião trocavam cada reunião e tinham autoridade total para mudar os tópicos ou encerrar uma sessão.

Os últimos 10 minutos ou mais de cada reunião foram usados ​​para desenvolver um Plano de ação. O Plano de Ação tinha 3 colunas - Quem, o quê e quando. Definido em cada ação estava quem faria o trabalho, quais eram os resultados mensuráveis ​​e quando eles o teriam. Era função dos líderes responsabilizar as pessoas pelos resultados acordados. Ao instituir essas regras para reuniões, fomos capazes de mudar as reuniões de interrupções e começamos a torná-las produtivas.

Eu o desafio a pensar sobre cada reunião que você está tendo, se é geradora de receita, se é produtiva e como você as está gerenciando. Eu utilizo Calendly para agendar minhas reuniões e muitas vezes me pergunto quantas reuniões eu teria realmente se você tivesse que pagar uma taxa com cartão de crédito para agendá-la! Se você tivesse que pagar sua próxima reunião com o seu salário, ainda o teria?

3 Comentários

  1. 1

    Doug, gostaria de agendar uma reunião com você para discutir mais isso. 🙂

    Certa vez, ouvi um comediante dizer que as reuniões seriam um heckuva muito mais rápido na América corporativa se o organizador apenas começasse a reunião pedindo a todos que levantassem a mão se ainda estivessem trabalhando no que diabos estavam trabalhando ontem.

  2. 2

    Postagem incrível! A filosofia “todas as reuniões são opcionais” é, na verdade, um guia de um ROWE, que minha empresa vem aproveitando há alguns anos. Muitos de nós valorizam as coisas erradas, como “tempo presencial” ou encher uma cadeira em um horário predefinido. As reuniões e o tempo presencial são excelentes e têm valor no contexto certo, mas não devemos permitir que essas coisas nos dêem a ilusão de produtividade quando não faz sentido.

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